Son yıllarda sıkça karşımıza çıkan "e-Arşiv" terimi ne anlama geliyor, neden bu kadar popülerleşti ve işletmeler için gerçekten önemli mi? Geleneksel faturalandırma yöntemlerinin dijital dünyada nasıl bir evrim geçirdiğini ve e-Arşiv'in iş dünyasındaki yerini merak ediyorsanız doğru yerdesiniz. Bu yazımızda, e-Arşiv'in ne olduğundan başlayarak, başvuru sürecine kadar tüm detaylarıyla ele alacağız. Eğer işletmeniz için dijitalleşmenin önemini anlamak ve bu süreci nasıl daha etkili bir şekilde yönetebileceğinizi öğrenmek istiyorsanız, okumaya devam edin!
e-Arşiv Nedir?
e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturaların elektronik ortamda oluşturulması, saklanması, ibrazı ve raporlamasını kapsayan dijital bir uygulamadır. Temelde, e-Arşiv bir elektronik fatura türüdür. Ancak, bu fatura türü özellikle e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilere elektronik olarak düzenlenip gönderilebilir.
e-Arşiv'in temel amacı, faturalandırma süreçlerini daha hızlı, etkili ve hatasız bir şekilde yürütmektir. Dijitalleşmeyle birlikte kağıt israfını azaltmanın yanı sıra, işletmeler için depolama, baskı ve kargo gibi ek maliyetleri ortadan kaldırarak, operasyonel verimliliği artırmaktadır.
e-Arşiv uygulamasının getirdiği kolaylıklar, fatura işlemlerinin çok daha hızlı bir şekilde gerçekleşmesine olanak tanırken, aynı zamanda hem satıcı hem de alıcı için zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
e-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğum var mı?
e-Arşiv kullanma zorunluluğu, firmanızın yıllık cirosu, sektörü ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği kriterlere göre değişkenlik gösterir. İşte e-Arşiv sistemine geçişle ilgili önemli bazı bilgiler:
- Ciro Bazında Zorunluluk: GİB tarafından yayınlanan tebliğlere göre, belirli bir yıllık ciroyu aşan firmaların e-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçmeleri zorunlu kılınmıştır. Örneğin, 2022 yılında cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2023'e kadar e-fatura ve e-arşive geçmeleri beklenmektedir.
- e-Defter Zorunluluğu: Eğer firmanız 2022 yılında belirli bir ciroyu aşmış ve e-fatura ile e-arşive 2023'te geçiş yapmışsa, 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-defter uygulamasına da geçmek zorundadır.
- Gönüllü Geçiş: Firmaların belirli limitleri aşmadan e-fatura ve e-arşive gönüllü olarak geçmeleri mümkündür. Gönüllü geçiş yapan firmalar için e-defter uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunmamaktadır.
- Günlük Fatura Limitleri: Eğer bir gün içinde vergi mükellefi olmayana düzenlenen faturaların toplam tutarı belirli bir limiti (örneğin 5 bin TL) geçerse, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir. Aynı şekilde, bir gün içinde vergi mükellefine düzenlenen faturaların toplam tutarı (örneğin vergi dahil 4.400 TL) aşıldığında, bu faturalar da e-arşiv olarak kesilmelidir.
- Portal Kullanımı: Eğer GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesmeyi tercih ediyorsanız, gün içerisinde aynı firmaya birden fazla fatura kesme durumunda, toplam fatura tutarının belirli limitleri aşması durumunda, tek bir e-arşiv fatura olarak kesmeniz gerekebilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği bu kriterler dışında, e-arşiv kullanımıyla ilgili özel sektörlere veya durumlara yönelik özel tebliğler veya düzenlemeler de olabilir. Bu nedenle, firmanızın e-arşiv sistemine geçip geçmeme zorunluluğunu netleştirmek için resmi kaynakları veya bir mali müşaviri başvurmak faydalı olacaktır.
e-Arşiv Faturaya Nasıl Başvuru Yapılır?
Elektronik faturalandırma süreçlerine entegre olmanın avantajlarını keşfetmek isteyen birçok işletme, e-Arşiv faturasına nasıl başvurulacağını merak ediyor. İşte e-Arşiv faturasına başvuru yapma adımları:
- Başvuru Noktası: e-Arşiv fatura başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) resmi internet sitesi üzerinden gerçekleştirilmektedir.
- Kimlik Doğrulama: Başvuru sürecini başlatmak için GİB portalına giriş yaparak kişisel veya kurumsal kimliğinizi doğrulamanız gerekmektedir. Bu doğrulama işlemi, elektronik imza veya mobil imza ile yapılabilmektedir.
- Başvuru Formunun Doldurulması: Başvuru formu, temel bilgilerinizi, firmanızın bilgilerini, mali bilgilerinizi ve e-Arşiv faturayı kullanma sebebinizi içermelidir.
- Mali Mühür ve e-İmza: e-Arşiv faturası başvuruları için mali mühür veya e-imza zorunluluğu bulunmaktadır. Eğer halihazırda bir mali mührünüz ya da e-imzanız yoksa, yetkili kurumlardan temin edebilirsiniz.
- Başvuru Onayı: Başvurunuz GİB tarafından incelendikten ve onaylandıktan sonra, e-Arşiv fatura kullanımına başlayabilirsiniz. Başvurunuzun durumu, GİB portalı üzerinden sorgulanabilir.
- Entegrasyon Süreci: e-Arşiv faturasına başvurduktan sonra, bu sistemi etkili bir şekilde kullanabilmek için entegrasyon süreci gerekebilir. Bu süreçte, e-Arşiv fatura sistemini kendi iş süreçlerinize entegre ederek, fatura oluşturma, gönderme ve saklama işlemlerini otomatize edebilirsiniz.
Başvuru süreci, kimi zaman karmaşık gelebilir ve bazı teknik aşamaları içerebilir. Ancak merak etmeyin, NetKasam olarak bu süreçte yanınızdayız! e-Arşiv fatura başvuru süreci hakkında daha detaylı bilgi ve destek için NetKasam e-Fatura Başvuru Bilgilendirme sayfamızı ziyaret edebilirsiniz veya bize telefon ile ulaşarak bu süreci profesyonel ekibimizle beraber yapabilirsiniz.
e-Arşiv'in e-Faturadan Farkı Nedir?
Elektronik fatura sistemleri, günümüzde birçok firmanın tercih ettiği, hızlı ve etkili bir fatura yönetimi sunan çözümlerdendir. Ancak bu alanda hizmet veren iki önemli kavram, e-Fatura ve e-Arşiv, sıklıkla birbirleriyle karıştırılmaktadır. Her ne kadar her iki sistem de faturalandırma işlemlerini dijital ortamda yapmayı amaçlasa da, bu iki uygulamanın birçok temel farkı bulunmaktadır.
e-Fatura:
- e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında elektronik ortamda düzenlenen, gönderilen ve alınan bir fatura türüdür.
- e-Fatura'nın alıcısı ve göndereni e-Fatura mükellefi olmalıdır. Yani, her iki taraf da e-Fatura sistemine kayıtlı olmalıdır.
- Bu faturalar, belirli bir format ve standartta hazırlanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden gönderilir.
e-Arşiv:
- e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan müşterilere düzenlenen faturalardır.
- e-Arşiv, elektronik ortamda oluşturulduktan sonra, ya elektronik ortamda alıcıya iletilebilir ya da matbu olarak basılıp alıcıya fiziksel olarak teslim edilebilir.
- e-Arşiv faturasının, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda muhafazası ve raporlanması gerekir.
Sonuç olarak, e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki temel ayrım, faturaların kimlere gönderildiği ve nasıl saklandığıdır. e-Faturanın her iki tarafı da e-Fatura sistemine kayıtlıyken, e-Arşiv faturası, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara gönderilen faturalardır. Ancak her iki sistem de, iş süreçlerini dijitalleştirerek ve otomatikleştirerek işletmelerin operasyonel yüklerini azaltmayı amaçlar. İki fatura türü arasındaki bu ve benzeri farkları anlamak, işletmelerin hangi sistemi ne zaman kullanacaklarına karar vermesine yardımcı olacaktır.
e-Arşiv Faturasını Kimlere Gönderebilirim?
e-Arşiv faturası, elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bir fatura türüdür. Ancak, gönderimi ve alımı konusundaki bazı temel kurallar ve farklılıklar, e-Arşiv faturasının kimlere gönderilebileceğini belirler. İşte e-Arşiv faturasının gönderilebileceği kişi ve kuruluşlar hakkında bazı önemli bilgiler:
Vergi Mükellefi Olmayan Son Kullanıcılar:
Bireysel tüketicilere, yani vergi mükellefi olmayan son kullanıcılara e-Arşiv faturası gönderilebilir. Bu, perakende satışlarda sıkça rastlanan bir durumdur.
e-Fatura Mükellefi Olmayan İşletmeler:
e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere de e-Arşiv faturası gönderilebilir.
e-Fatura Mükellefi Olan İşletmeler:
Aslında, e-Arşiv faturasının ana amacı e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara fatura göndermektir. Ancak bazı işletmeler, operasyonel nedenlerle e-Fatura mükellefi olan müşterilere de e-Arşiv faturası göndermeyi tercih edebilir.
Düşük Tutarlı Faturalar:
Belirli bir tutarın altında olan ve e-Fatura mükellefine gönderilen faturalar için de e-Arşiv faturası düzenlenebilir. Ancak, bu tutarın ne olduğunu ve hangi durumlarda uygulandığını Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel tebliğlerinden öğrenmek gerekmektedir.
Yabancı Müşterilere:
Yurtdışında bulunan ve Türkiye'deki e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere, hizmet ya da ürün satışı gerçekleştirildiğinde e-Arşiv faturası düzenlenebilir.
Sonuç olarak, e-Arşiv faturası, genellikle e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara gönderilen bir fatura türüdür. Ancak, işletmelerin kendi iç operasyonel süreçlerine, müşteri profillerine ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği kurallara bağlı olarak farklı durumlar için de e-Arşiv faturasını tercih edebilirler.
e-Arşiv Kullanmak İçin e-Fatura Kullanıcısı Olmalı mıyım?
Bu sorunun cevabı, geçmiş yıllarla karşılaştırıldığında bir değişim göstermiştir. İşte e-Arşiv kullanmak için e-Fatura mükellefi olma zorunluluğu hakkında bilmeniz gerekenler:
- Eski Durum: Daha önce, e-Arşiv faturası kullanabilmek için işletmelerin e-Fatura mükellefi olmaları gerekiyordu. Yani, bir işletme e-Arşiv faturası düzenlemek istiyorsa, öncelikle e-Fatura sistemine dahil olmalıydı.
- Güncel Durum: Ancak, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılan düzenlemelerle, e-Arşiv fatura kullanımı için e-Fatura mükellefi olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Bu, işletmelere e-Fatura mükellefi olmadan sadece e-Arşiv fatura düzenleyebilme imkanı tanımaktadır. Özellikle belirli bir ciroya sahip olup e-Fatura mükellefi olma zorunluluğu getirilmeyen küçük işletmeler için bu, önemli bir kolaylık sağlamaktadır.
- Özel Entegratörler: e-Fatura mükellefi olmadan e-Arşiv fatura düzenleyebilmek için bazı özel entegratörler aracılığıyla başvuru yapmanız ve bu entegratörlerin sunduğu platformları kullanmanız gerekebilir. Bu platformlar, e-Arşiv fatura düzenleme, gönderme ve alma süreçlerini kolay ve hızlı bir şekilde yönetmenizi sağlar.
Özetle, e-Arşiv fatura düzenlemek ve kullanmak için artık e-Fatura mükellefi olma zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Ancak, bu süreçte hangi adımları atmanız gerektiği, başvuru süreçleri ve kullanacağınız platformlar hakkında detaylı bilgi almak için ilgili kurumların ve entegratörlerin resmi web sitelerini ziyaret edebilirsiniz.
Müşterim e-fatura Kullanıcısı Değil ve Matbu e-Arşiv İstiyor: İşte Yapmanız Gerekenler
Elektronik fatura ve e-Arşiv fatura sistemlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte birçok işletme bu sistemlere adaptasyon sürecini yaşamaktadır. Ancak bazen müşteriler, alışkanlıklarından dolayı veya farklı nedenlerle matbu (basılı) e-Arşiv fatura talebinde bulunabilirler. İşte böyle bir durumda neler yapmanız gerektiğine dair adımlar:
- Matbu e-Arşiv Faturası İletilmesi: e-Arşiv faturasının bir avantajı, gerekli olduğunda matbu (basılı) olarak da iletilmesidir. Yani, e-Arşiv faturasını bir yazıcıdan basarak matbu formatta müşterinize iletebilirsiniz. Bunun için ekstra bir kaşe ya da ıslak imzaya ihtiyaç duymazsınız.
- Müşterinize Bilgilendirme Yapın: Müşterinizin e-fatura kullanıcısı olmaması nedeniyle e-Arşiv faturasını elektronik ortamda alıp basılı olarak kullanabileceğini belirtin. Yani, müşteriniz de e-Arşiv faturasını alıp kendisi basarak kullanabilir. Bu durum, sizin ekstra bir çıktı gönderme zahmetinden kurtulmanızı sağlar.
- e-Arşiv Faturasının Özelliklerini Paylaşın: Müşterinize e-Arşiv faturasının özellikleri hakkında bilgi verin. Örneğin; e-Arşiv faturasının, yasal olarak matbu fatura ile aynı geçerliliğe sahip olduğunu, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan bir sistemle oluşturulduğunu belirtin.
- Maliyet Tasarrufundan Bahsedin: Matbu fatura kullanımının hem sizin için hem de müşteriniz için ekstra maliyetlere yol açabileceğini belirtin. e-Arşiv faturası ile bu maliyetlerin büyük bir kısmından tasarruf edilebileceğini, aynı zamanda doğaya da katkıda bulunulacağını ifade edin.
- Adaptasyon Sürecini Destekleyin: Müşterinizin elektronik fatura ve e-Arşiv sistemlerine adaptasyon sürecini desteklemek için gereken bilgi ve teknik desteği sunun. Bu, hem iş süreçlerinizin daha hızlı ilerlemesine katkı sağlar hem de müşteri memnuniyetinizi artırır.
e-Arşiv faturasının hem elektronik hem de matbu formatta kullanılabilen bir yapıya sahip olduğunu unutmamanız, bu süreçte size büyük bir avantaj sağlar. Müşterinizin ihtiyaç ve taleplerine göre en uygun çözümü sunarak, iş ilişkilerinizi daha da güçlendirebilirsiniz.
İmzasız e-Arşiv Fatura: Geçerliliği Nedir?
Elektronik belgelerin ve faturaların günlük iş süreçlerindeki kullanımının artmasıyla birlikte, bu belgelerin yasal geçerliliği konusunda sıkça sorular gelmektedir. Özellikle e-Arşiv faturaların imzasız olması, birçok kişi ve işletme tarafından merak edilmektedir. İşte, imzasız e-Arşiv faturaların geçerliliği hakkında bilinmesi gerekenler:
- Elektronik İmza Kavramı: e-Arşiv faturalarında kullanılan imza, fiziksel bir imza değil, elektronik bir imzadır. Bu imza, faturanın bütünlüğünü ve değişmezliğini garanti altına alır. Bu sayede, faturanın oluşturulduğu andaki orijinal hali korunmuş olur.
- Vergi Usul Kanunu Hükümleri: "Fatura nizamı" olarak bilinen Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, faturalarda iş sahibinin veya yetkili kişinin imzasının bulunması gerekmektedir. Ancak, e-Arşiv faturalarda bu imza, elektronik imza olarak yer alır. Bu, faturanın elektronik ortamda oluşturulduğunda otomatik olarak eklenen bir güvenlik elementidir.
- İmzasız e-Arşiv Faturalarının Geçerliliği: Elektronik imza kullanılarak oluşturulmuş e-Arşiv faturalar, imzalı oldukları için yasal olarak geçerlidir. Ancak, bu imzanın olmadığı e-Arşiv faturalar, yasal olarak geçerli kabul edilmez. Bu, faturanın doğruluğunu ve bütünlüğünü garanti altına almak amacıyla getirilen bir zorunluluktur.
- Muhafaza ve İbraz Zorunluluğu: Elektronik imzalı e-Arşiv faturalarınızı, oluşturulduğu tarihten itibaren 10 yıl süreyle muhafaza etmeniz ve gerektiğinde ibraz etmeniz gerekmektedir.
e-Arşiv faturalarınızın yasal geçerliliğe sahip olması için elektronik imza kullanmanız şarttır. Bu, hem faturanın bütünlüğünü korumak hem de olası yasal sorunlarda karşılaşabileceğiniz problemleri önlemek adına büyük bir öneme sahiptir.
Bilgi fişinden e-arşiv fatura sorgulanır mı?
Bilgi fişi ve e-Arşiv fatura, elektronik belgeleme sürecinde sıkça karşımıza çıkan iki farklı belge türüdür. Ancak, bu iki belge arasında temel farklar bulunmaktadır ve sorgulama süreçleri de bu farklara paralel olarak değişiklik göstermektedir.
- Bilgi Fişi Nedir?: Bilgi fişi, bir satış veya hizmetin gerçekleştiğine dair basit bir belge olarak düzenlenir. Genellikle perakende satışlarda kullanılır ve bir satışın veya hizmetin gerçekleştiğine dair temel bilgileri içerir. Vergi beyannamesi hazırlanırken kullanılabilecek bir belgedir, ancak yasal olarak bir fatura yerine geçmez.
- e-Arşiv Fatura Nedir?: e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen, muhafaza edilen ve ibraz edilen bir fatura türüdür.
Sorgulama Süreçleri:
- Bilgi Fişi: Bilgi fişlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinde bir sorgulama işlemi bulunmamaktadır. Bu belgeler yalnızca bir işlemin gerçekleştiğini gösterir ve çoğunlukla mali bir yükümlülük teşkil etmez.
- e-Arşiv Fatura: e-Arşiv faturalarını, belirli bir kod veya numara ile Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesi üzerinden sorgulama imkanı bulunmaktadır.
Sonuç olarak, bilgi fişinden e-Arşiv fatura sorgulaması yapmak mümkün değildir. Ancak, e-Arşiv faturalarınızı doğru bir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesi üzerinden sorgulayabilirsiniz. Eğer elektronik belgeler konusunda daha fazla detaylı bilgi veya yardım almak isterseniz, konuyla ilgili uzmanlardan veya ilgili platformların destek hizmetlerinden faydalanabilirsiniz.
e-Arşiv Portal uygulamasına nasıl giriş yapabilirim?
e-Arşiv Portal Uygulamasına Giriş Rehberi
e-Arşiv Portal uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-Arşiv fatura süreçlerinin yönetilmesi amacıyla sunulan bir web tabanlı uygulamadır. İşte bu portal üzerinden giriş yapma ve temel işlevlere erişim sağlama hakkında adım adım bir rehber:
- Web Tarayıcınıza Gitme: Bilgisayarınızda herhangi bir web tarayıcısını (Google Chrome, Firefox, Safari vb.) açın.
- GİB Resmi Web Sitesine Giriş Yapma: Tarayıcınızın adres çubuğuna Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web adresini yazın veya doğrudan arama motoru üzerinden "GİB e-Arşiv Portal" terimini aratarak ilgili siteye yönlendirilin.
- Giriş Sayfasına Yönlendirme: GİB web sitesinde "e-Hizmetler" ya da "Elektronik Hizmetler" başlığı altında "e-Arşiv Portalı" seçeneğini bulun ve tıklayın.
- Kimlik Doğrulama: Portal giriş sayfasında kullanıcı adı, şifre ve diğer gereken bilgileri doğru bir şekilde girin. Eğer elektronik imza ya da mobil imza gibi bir doğrulama yöntemi kullanıyorsanız, gerekli yönergeleri takip edin.
- Güvenlik Adımı: Bazı durumlarda, güvenlik doğrulaması için size bir SMS kodu gönderilebilir. Bu kodu gelen kutunuza alarak ilgili alana girin.
- Portala Giriş: Tüm bilgileri doğru bir şekilde girdikten ve gerekli güvenlik adımlarını tamamladıktan sonra "Giriş Yap" butonuna tıklayarak e-Arşiv Portal uygulamasına erişim sağlayın.
e-Arşiv Portal uygulamasında, e-Arşiv faturalarınızla ilgili birçok işlemi gerçekleştirebilir, raporlar alabilir ve fatura detaylarına ulaşabilirsiniz. Eğer giriş yapma konusunda herhangi bir sorun yaşarsanız, GİB destek hattı veya ilgili yardım seçeneklerinden faydalanabilirsiniz.
e-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük fatura düzenleyebilir miyim?
e-Arşiv Portalı, işletmelerin elektronik ortamda fatura düzenlemelerine olanak tanıyan bir platformdur. Ancak, geriye dönük fatura düzenleme konusunda bazı kriterler ve sınırlamalar bulunmaktadır. İşte bu konudaki detaylar:
- Geriye Dönük Fatura Düzenleme Süresi: Vergi Usul Kanunu (VUK) gereğince, faturanın düzenlenme tarihi olan sevk veya teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde fatura düzenlenmesi gerekmektedir.
- Mal Satışı ve Sevk İrsaliyesi Durumu: Mal satışı için sevk irsaliyesi ile yapılan satışlarda, e-fatura veya e-arşiv fatura düzenleme süresi; malın teslim tarihinden itibaren 7 gün ile sınırlıdır. Yani, sevk irsaliyesi düzenlendiğinde, 7 gün içinde ilgili e-Arşiv faturasını da düzenlemeniz gerekir.
- Özel Usulsüzlük Cezası: VUK'a göre, belirlenen süreler içinde geriye dönük fatura düzenlenmezse, bu durum usulsüzlük olarak kabul edilir ve işletmelere %10 oranında "Özel Usulsüzlük Cezası" uygulanabilir.
- e-Arşiv Portalında Düzenleme: e-Arşiv Portalı'nda geriye dönük fatura düzenlerken, faturanın tarihini doğru bir şekilde ayarlamalı ve VUK hükümlerine göre belirlenen süreleri aşmamalısınız.
- Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Noktalar: Her ne kadar geriye dönük fatura düzenleme imkanı bulunsa da, bu işlemi sıkça gerçekleştirmek, denetimlerde sorun yaşamanıza neden olabilir. Bu nedenle, fatura düzenleme süreçlerinizin düzenli ve zamanında yapılmasına özen göstermelisiniz.
e-Arşiv Portalı üzerinde geriye dönük fatura düzenleme olanağı bulunmaktadır. Ancak bu sürecin belirli kurallara ve sınırlamalara tabi olduğunu unutmamalı, işlemlerinizi bu kurallar çerçevesinde gerçekleştirmelisiniz.
e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine nasıl başvurabilirim
e-Fatura ve e-Arşiv, dijitalleşen dünyada işletmelerin kağıtsız fatura süreçlerini kolaylaştıran, hem çevreye hem de iş süreçlerine katkıda bulunan yenilikçi sistemlerdir. Peki, bu sistemlere nasıl başvurabilirsiniz?
GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) Üzerinden Başvuru:
- İlk olarak GİB'in resmi web sitesine giriş yapın.
- Burada e-Fatura ve e-Arşiv başvuru formlarını bulabilirsiniz.
- Başvuru formunda yer alan bilgileri eksiksiz doldurarak başvurunuzu tamamlayın.
Özel Entegratörler Aracılığıyla Başvuru:
- Türkiye'de birçok özel entegratör, e-Fatura ve e-Arşiv sistemine başvuru süreçlerini kolaylaştırıcı hizmetler sunmaktadır.
- Bu entegratörler arasından sizin için en uygun olanını seçerek başvuru sürecinizi daha hızlı ve kolay bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
NetKasam Üzerinden Başvuru:
- NetKasam, e-Fatura ve e-Arşiv başvuru sürecinizi kolaylaştıracak olanaklar sunar.
- NetKasam e-Fatura Başvuru Bilgilendirme sayfasını ziyaret ederek başvuru süreci hakkında detaylı bilgi alabilir ve başvurunuzu adım adım gerçekleştirebilirsiniz.
Başvuru süreciyle ilgili herhangi bir sorunuz veya yardıma ihtiyacınız olduğunda, NetKasam'ın profesyonel ekibi her zaman yanınızda! NetKasam e-Fatura Başvuru Bilgilendirme sayfasına göz atarak başvurunuzu başlatabilir veya daha detaylı bilgi ve destek için 0850 466 7686 numaralı telefondan bize ulaşabilirsiniz. Sizin için en uygun çözümleri birlikte planlayalım!
e-Arşiv fiyatları nelerdir?
e-Arşiv, iş süreçlerini dijitalleştiren ve bu süreçte işletmelere pek çok avantaj sunan bir sistemdir. Ancak bu sistemde başvuru, entegrasyon ve kullanım süreçleri için pek çok firmada ekstra maliyetler doğabilir.
Piyasada, e-Arşiv başvurusu, entegrasyonu ve kullanımı için genellikle ayrı ayrı ücretlendirmeler mevcuttur. Bu ücretler, seçilen entegratörün sunduğu hizmetlere ve paketlere göre değişiklik gösterebilir. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için bu ücretler ekstra bir mali yük anlamına gelebilir.
Ancak NetKasam, bu süreçleri işletmeler için çok daha kolay ve ekonomik hale getiriyor. NetKasam'da e-Arşiv başvurusu ve kullanımı tamamen ücretsizdir. Evet, doğru duydunuz! Başvuru sürecinden, entegrasyon aşamasına ve e-Arşiv kullanımına kadar olan tüm süreçlerde hiçbir ücret ödemenize gerek yok.
Kontör fiyatları hakkında detaylı bilgi almak ve NetKasam'ın avantajlı fiyat seçeneklerini incelemek için NetKasam Doğru Fiyat sayfasını ziyaret edebilirsiniz. Hem ekonomik hem de kaliteli bir e-Arşiv deneyimi için NetKasam'ın farkını yaşayın!
Elektronik Faturaya Geçişin Maliyeti Ne Kadar?
Elektronik fatura sistemine dahil olabilmek için öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden bir mali mühür sertifikası almanız gerekmektedir. Bu sertifika, işlemlerinizi güvenli ve doğrulanabilir bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlar. Mali mühür sertifikasının bedeli, tüzel kişiler için 720,00 TL (600 TL + KDV) iken, gerçek kişiler için bu bedel 552,00 TL (460 TL + KDV) olarak belirlenmiştir. Üstelik bu mali mühür, edindiğiniz tarihten itibaren üç sene boyunca geçerlidir.
Ancak NetKasam, kullanıcılarına bu süreçte büyük kolaylıklar ve avantajlar sunmaktadır. Rakip platformların kullanım bedellerinin yanı sıra, NetKasam'ın e-Arşiv başvurusu ve kullanımı tamamen ücretsizdir. Dolayısıyla, sadece mali mührün maliyetini göz önünde bulundurarak, NetKasam'ın sunmuş olduğu avantajları değerlendirebilir ve elektronik fatura sürecini çok daha ekonomik bir şekilde yönetebilirsiniz.
e-Fatura Nasıl Düzenlenir?
Elektronik fatura (e-Fatura), dijital ortamda oluşturulan, iletilen ve saklanan bir fatura türüdür. e-Fatura'nın düzenlenmesi süreci, geleneksel kağıt faturalardan farklıdır ve bu süreçte bazı adımları takip etmek gerekmektedir. İşte e-Fatura düzenleme sürecinin temel adımları:
- e-Fatura Kullanıcı Olma: Öncelikle e-Fatura sistemine dahil olabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalında veya yetkilendirilmiş özel entegratörler aracılığıyla kayıt olunmalıdır.
- Mali Mühür veya Elektronik İmza: e-Fatura düzenleme ve gönderme sürecinde, faturaların doğruluğunu ve bütünlüğünü garanti altına almak için mali mühür veya elektronik imza kullanılması zorunludur.
- Fatura Bilgilerinin Girişi: Düzenlenecek faturaya ilişkin bilgiler (alıcı, satıcı, ürün/hizmet detayları, fiyatlar, vergi bilgileri vb.) ilgili platform veya program üzerinden eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmelidir.
- Doğrulama ve İmzalama: Fatura bilgileri girildikten sonra, oluşturulan e-Fatura mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır.
- e-Fatura'nın Gönderimi: İmzalanan e-Fatura, alıcıya doğrudan elektronik ortamda gönderilir. Gönderim, GİB portalı veya yetkilendirilmiş özel entegratörler üzerinden yapılabilir.
- Saklama ve Arşivleme: e-Fatura'nın oluşturulduğu tarih itibarıyla 10 yıl süreyle saklanması zorunludur. Bu süre zarfında faturanın bütünlüğünün ve okunabilirliğinin korunması gerekmektedir.
- İptal ve İade İşlemleri: e-Fatura'nın yanlış düzenlenmesi veya hatalı gönderimi durumunda, ilgili fatura iptal edilebilir veya iade edilebilir. Bu işlemler, e-Fatura'nın düzenlendiği platform üzerinden gerçekleştirilir.
e-Fatura'nın düzenlenmesi süreci dijital ortamda gerçekleştirilir ve bu süreçte bazı adımları dikkatlice takip etmek gerekmektedir. Ancak bu süreci başarılı bir şekilde yönetmek için profesyonel bir destek almanız, sürecin çok daha kolay ve sorunsuz ilerlemesine yardımcı olacaktır. Bu noktada NetKasam olarak size en iyi şekilde yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.
e-Fatura'ya Geçiş Hadleri: 2023 Güncellemesi
Elektronik faturalandırma ve kayıtların dijitalleşmesi, günümüzün vazgeçilmez bir gerçekliği haline gelmiştir. Türkiye'de de bu kapsamda birtakım geçiş hadleri belirlenmiştir. 2022 yılında yapılan güncellemelerle birlikte bu geçiş kriterleri şu şekildedir:
2022 yılında brüt satış hasılatını 3 milyon TL ve üzerinde gerçekleştiren işletmeler için e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş zorunluluğu bulunmaktadır. Bu işletmeler için belirlenen son tarih 1 Temmuz 2023'tür. Bu tarihe kadar söz konusu işletmelerin elektronik fatura ve arşiv sistemlerine dahil olmaları gerekmektedir.
Bununla birlikte, bu kriteri sağlayan firmaların 1 Ocak 2024 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına da dahil olmaları zorunlu hale getirilmiştir. E-Defter, işletmelerin defterlerini elektronik ortamda tutmalarını sağlayan bir uygulamadır ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından desteklenmektedir.
Bu değişiklikler, iş dünyasının dijitalleşme sürecini hızlandırmak, kayıt altındaki işlemleri daha şeffaf hale getirmek ve bu süreçte işletmelere modern bir iş ortamı sunmak amacıyla getirilmiştir. Bu tür yeniliklere uyum sağlamak, işletmeler için hem mevzuata uyum hem de iş süreçlerinin verimliliği açısından kritik öneme sahiptir.
e-Arşiv Faturası Gönderme: Adım Adım Kılavuz
e-Arşiv, elektronik ortamda oluşturulan faturaların yine dijital bir ortamda muhafaza edilmesi, sunulması ve raporlanmasını sağlar. Bu süreç, özellikle kağıt faturaya oranla hem çevreci hem de maliyet avantajları sunar. Peki, bu faturaları nasıl gönderebilirsiniz? İşte adım adım bir rehber:
- Entegrasyon Kontrolü: Öncelikle kullandığınız muhasebe veya e-ticaret yazılımının Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile entegrasyonlu olup olmadığını kontrol edin. Bu entegrasyon, e-Arşiv fatura gönderimi için gereklidir.
- Müşteri Bilgileri: Faturayı göndereceğiniz kişi veya kurumun bilgilerini (ad, soyad/firma adı, vergi numarası, adres vb.) eksiksiz ve doğru bir şekilde girmeniz gerekmektedir.
- Fatura Detayları: Ürün veya hizmet detayları, fiyat, KDV oranı, birim fiyatı ve diğer ilgili bilgileri eksiksiz bir şekilde girin.
- Onaylama: Fatura bilgilerini girdikten sonra faturanın doğruluğunu kontrol edin ve onaylayın.
- e-Arşiv Faturası Oluşturma: Onaylama işleminden sonra, sisteminiz otomatik olarak bir e-Arşiv faturası oluşturacaktır. Bu fatura, belirlenen standartlarda bir XML dosyası şeklinde olacaktır.
- Faturayı Gönderme: Oluşturulan e-Arşiv faturasını, müşterinizin e-posta adresine, SMS ile ya da diğer dijital iletişim kanalları üzerinden gönderebilirsiniz.
- Fatura Kaydı: Gönderdiğiniz faturayı kendi sisteminizde ve e-Arşiv portalında kayıt altında tutun. Bu, hem yasal bir zorunluluktur hem de ilerleyen dönemlerde herhangi bir ihtilaf durumunda referans olarak kullanılabilir.
- Raporlama: Periyodik olarak (genellikle aylık) e-Arşiv faturalarınızı GİB'e raporlamalısınız. Bu işlem, entegrasyonlu sistemlerde genellikle otomatik olarak yapılmaktadır.
Bu süreç, entegratör veya muhasebe yazılımınıza göre değişiklik gösterebilir. Her zaman için kullanılan platformun güncel rehberleri ve yardım dokümanlarına başvurmalısınız.
e-Arşiv Faturası İptali: Temel Bilgiler ve Öneriler
e-Arşiv faturası, bazı kriterlere göre iptal edilebilirlik taşır. İşte bu süreci daha iyi anlamanız için özetlenmiş bilgiler:
- 7 Günlük Süre: e-Arşiv faturasının resmileştirildiği tarihten itibaren 7 gün içerisinde iptal edilme hakkınız bulunmaktadır.
- 7 Gün Sonrası İptal: Resmileştirme tarihinden sonraki 7 gün içerisinde eğer faturanızı iptal etmediyseniz, bu faturanın iptalini yapmanız tavsiye edilmez.
- İade Faturası: 7 gün sonrası için iptal yerine, müşterinizden iade faturası kesmesini talep edebilirsiniz. Bu şekilde hem doğru bir muhasebe kaydı sağlanmış olur hem de vergisel sorunlarla karşılaşmazsınız. Ancak Müşteriniz vergi mükellefi değilse “Gider Pusulası” düzenlemeniz gerekecektir.
- Öneri: Her zaman e-Arşiv faturası kesmeden önce bilgilerin doğruluğunu kontrol edin ve iptal ihtiyacını en aza indirin.
Böylece, e-Arşiv faturasını ne zaman ve nasıl iptal edeceğiniz konusunda doğru kararlar alabilir, işlemlerinizi kolaylıkla yürütebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Sorgulama: Adım Adım Nasıl Yapılır?
e-Arşiv fatura sorgulama, firmaların veya bireylerin elektronik ortamda düzenlediği e-Arşiv faturalarının doğruluk ve geçerliliğini kontrol etmeleri için son derece önemlidir. Peki, bu sorgulama işlemi nasıl yapılır? İşte adım adım e-Arşiv fatura sorgulama rehberi:
- e-Belge Portalına Giriş: Öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge Portalı'na tıklayarak erişim sağlayın.
- Fatura Bilgilerini Giriş: Sorgulama yapmak istediğiniz e-Arşiv faturanıza ait bilgileri (Fatura numarası, tarih, tutar vb.) portal üzerindeki ilgili alanlara girin.
- Sorgulama İşlemi: Girdiğiniz bilgileri doğruladıktan sonra sorgulama butonuna tıklayarak işlemi başlatın.
- Sonuçları İnceleyin: Kısa bir süre içerisinde e-Arşiv faturanızın detaylarını ve geçerliliğini e-Belge Portalı üzerinden görüntüleyebilirsiniz.
- Doğruluk ve Bütünlük: Sorgulama sonucunda, e-Arşiv faturanızın doğru ve bütünlüğünü kontrol edin. Eğer herhangi bir yanlışlık veya eksiklik tespit ederseniz, ilgili düzenlemeleri yapmanız gerekebilir.
Bu basit adımlarla e-Arşiv fatura sorgulama işleminizi hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Sorgulama işlemi, özellikle e-Arşiv fatura alış ve satışlarınızı doğru bir şekilde takip etmek ve muhasebenizi düzenli tutmak için önemlidir. Bu nedenle, periyodik olarak e-Arşiv faturalarınızı sorgulamanızı öneririz.
Hali Hazırda e-Fatura Kullanıcısıyken e-Arşiv Kullanımına Geçiş Rehberi
Eğer şu anda e-Fatura kullanıcısıysanız, e-Arşiv sistemine de entegre olmanız oldukça basittir. e-Arşiv, özellikle e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilere veya bireysel müşterilere fatura düzenlemek istediğinizde devreye girer. İşte hali hazırda e-Fatura kullanıcısıyken e-Arşiv'e nasıl geçiş yapabileceğinize dair adım adım rehber:
- Bilgi Toplama: Öncelikle, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Arşiv uygulamalarıyla ilgili resmi web sitesini ziyaret ederek son yönergeleri ve gerekli belgeleri kontrol edin.
- Başvuru İşlemleri: GİB'in internet sitesinde bulunan e-Arşiv başvuru formunu doldurun. Bu form genellikle e-Fatura başvuru formuyla benzerlik göstermektedir.
- Entegrasyon Süreci: Kullandığınız e-Fatura yazılımını e-Arşiv sistemine entegre edin. Bazı yazılım sağlayıcıları bu entegrasyonu otomatik olarak sunmaktadır.
- Test Ortamı: Başvurunuzu tamamladıktan sonra, e-Arşiv sistemine entegre olan yazılımınızla GİB'in test ortamında e-Arşiv faturalarını test edin.
- Canlı Ortama Geçiş: Test süreçleriniz başarılı bir şekilde tamamlandıktan sonra e-Arşiv'i canlı ortamda kullanmaya başlayabilirsiniz.
- Eğitim ve Destek: e-Arşiv kullanımı hakkında daha detaylı bilgi almak ve süreçleri daha iyi öğrenmek için GİB'in eğitim materyallerini inceleyebilir veya yazılım sağlayıcınızdan destek alabilirsiniz.
E-Fatura kullanıcısı olarak zaten elektronik belge süreçlerine aşinasınızdır. e-Arşiv, bu süreci daha da kapsamlı hale getirerek, e-Fatura kullanmayan müşterilere de elektronik fatura düzenleme olanağı sunar. Bu nedenle, e-Arşiv'e geçiş yaparak iş süreçlerinizi daha da verimli hale getirebilirsiniz.
NetKasam İle Ücretsiz e-Arşiv Kesmeye Hemen Başlayın
Dijitalleşen dünyada iş süreçlerinizi kolaylaştıracak çözümler arıyorsanız doğru adrestesiniz! NetKasam, e-arşiv fatura süreçlerinizi hem pratikleştiriyor hem de ücretsiz bir şekilde sunuyor. İşte e-Arşiv fatura düzenlemeye hemen başlamanız için bilmeniz gerekenler:
Neden NetKasam?
- Kolay ve Anlaşılır Arayüz: NetKasam, kullanıcı dostu arayüzüyle fatura işlemlerinizi saniyeler içinde gerçekleştirmenize olanak tanır.
- Ücretsiz Sunum: Piyasada birçok ücretli seçeneğin aksine, NetKasam'da e-Arşiv fatura düzenleme işlemi tamamen ücretsizdir.
- Sürekli Destek: E-Arşivle ilgili bir sorunuz olduğunda profesyonel destek ekibimiz her zaman yanınızda!
- Hızlı Başlangıç: NetKasam platformuna üye olarak anında e-Arşiv düzenlemeye başlayabilirsiniz. Hesap oluşturma adımlarını takip ederek kısa sürede faturalarınızı kesin.
- Tam Entegrasyon: NetKasam, muhasebe programlarınız ve diğer iş süreçlerinizle tam entegrasyon sağlar. Bu sayede faturalarınızı otomatik olarak yönetebilirsiniz.
- Güvende Kalın: NetKasam, tüm faturalarınızı güvenli bir şekilde saklar. E-Arşiv süreçleriniz yedeklenir, böylece herhangi bir veri kaybı riski olmaz.
- Müşteri Memnuniyeti: E-Arşiv faturalarınızı müşterilerinize hızla ve güvenle gönderin. NetKasam, müşteri memnuniyetinizi her zaman önceliğinde tutar.
E-Arşiv düzenlemeye hemen başlamak, iş süreçlerinizi kolaylaştırmak ve zaman tasarrufu sağlamak istiyorsanız NetKasam tam size göre. Ücretsiz bir şekilde e-Arşiv faturanızı düzenlemeye başlamak için buraya tıklayın veya 0850 466 7686 numaralı telefondan bizimle iletişime geçin. NetKasam, e-Arşiv süreçlerinizi zahmetsiz ve maliyetsiz bir şekilde yönetmeniz için yanınızda!
İlginizi Çekebilecek Yazılar
