‍

E-Defter, dijital çağın muhasebe ve kayıt tutma yöntemlerine getirdiği yenilikçi bir çözümdür. Bu sistem, geleneksel kağıt defterlerin yerini alarak işletmelerin kayıt süreçlerini dijital ortama taşır. E-Defter kullanımı, hem zamandan tasarruf sağlar hem de veri doğruluğunu artırır. E-Defter başvurusu yaparken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır.

‍

Bu yazıda, e-Defter'in ne olduğunu ve başvuru sürecinde nelere dikkat edilmesi gerektiğini detaylı bir şekilde ele alacağız. E-Defter kullanımının avantajlarından tam olarak faydalanmak ve süreci sorunsuz bir şekilde yönetmek için bu bilgiler hayati öneme sahiptir.

‍

Okumanızı Öneririz; e-Fatura Mükellefi Ne Demektir? Nasıl Sorgulanır?

e-Defter nedir?

‍

E-Defter, yasal düzenlemelere uygun olarak, yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, mali kayıtların değişmezlik, bütünlük ve kaynağının doğruluğunun korunması gibi önemli özelliklerini garanti altına alır. E-Defter kullanımı, firmaların kağıt defter tutma zorunluluğunu ortadan kaldırır ve daha hızlı, düzenli denetimlere olanak tanır.

‍

Maliyeye verilen elektronik imzalı berat, bu sürecin bir parçasıdır. İşletmeler e-Defter kullanmaya başladıktan sonra, fiziksel defterleri için kapanış tasdik işlemi yapmalıdır. Bu sistem, işlemlerin standart bir XML formatında hazırlanmasını gerektirir, böylece işletmelerin mali işlemlerini daha etkin yönetmelerine yardımcı olur.

‍

e-Defter Kimlere Zorunludur?

‍

E-Defter, belli ciro sınırlarını aşan firmalar için zorunludur. Örneğin, 2020 yılında 5 milyon TL ciro yapan firmaların 1 Temmuz 2021'de e-fatura ve e-arşiv faturaya, 1 Ocak 2022'de ise e-Defter'e geçiş yapmaları gerekiyordu. GİB'in yaptığı yeni düzenlemelerle, 2022 yılı itibarıyla 3 milyon TL brüt satış hasılatı olan mükellefler için e-fatura ve e-arşive geçiş zorunlu hale geldi.

‍

E-Defter'e geçiş, GİB tarafından belirlenen sektörler için de geçerli olup, belli şartlar altında 3 aylık bir geçiş süresi tanınabiliyor. E-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü olarak geçenler için e-Defter zorunluluğu yoktur, ancak 3 milyon TL'yi aşan firmalar için bu uygulamalar zorunludur. Yanlışlıkla e-Defter'e geçenler, GİB'e başvurarak bu durumu düzeltebilir. E-Arşiv fatura kesme sınırları da güncellenmiş olup, vergi mükellefi olmayanlar için günlük 5 bin TL'ye düşürüldü.

e-Defterin Avantajları Nelerdir?

E-Defterin avantajları şunlardır:

‍

• Güvenli Saklama: Dosyalar güvenli bir dijital ortamda saklanır.
• Kağıt ve Noter Masrafının Azalması: Sayfa adedi ve noter onayı gerekmez, bu da kağıt ve noter masraflarını azaltır.
• Mürekkep ve Yazıcı Masrafının Ortadan Kalkması: Mürekkep ve yazıcı masrafları ortadan kalkar.
• Arşiv Maliyetinin Azalması: Fiziksel arşivleme ihtiyacı ve buna bağlı maliyetler azalır.
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımının azalması doğanın korunmasına yardımcı olur.
• Operasyonel Verimlilik: Operasyonel süreçler hızlanır ve zaman ile maliyet tasarrufu sağlanır.

‍

Okumanızı Öneririz; Maaş Bordrosu Nedir? Nasıl hazırlanır?

e-Defter Uygulaması Nedir?

‍

E-Defter uygulaması, firmaların mali kayıtlarını elektronik ortamda tutmalarını ve bu kayıtlarla ilgili beratları Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) elektronik olarak göndermelerini sağlayan bir sistemdir. E-Defter kullanıcıları için önemli bir nokta, beratların yasal süresi dolmadan düzeltme yapabilmeleridir.

‍

Eğer e-Defter kayıtlarında hata yapılırsa, yasal süre bitmeden GİB uygulaması üzerinden hatalı beratlar silinerek doğru beratlar yüklenebilir. E-Defter beratlarının son güne bırakılmaması, sistem yoğunluğunu ve karşılaşılabilecek sıkıntıları önlemeye yardımcı olur. Bu, hem GİB hem de firmalar için önemli bir iş süreci yönetimi pratikidir.

‍

e-Defter İle İlgili Hangi Düzenlemeler Yapıldı?

‍

E-Defter ile ilgili yapılan düzenlemeler şunlardır:

‍

• Berat Dönemi Tercihi: Firmalar artık defter beratlarını ya aylık ya da 3 aylık dönemlerde gönderebilirler. Ancak, 3 aylık dönem seçilse bile her ayın beratı ayrı oluşturulmalıdır. Örneğin, Ocak-Şubat-Mart aylarının beratları ayrı ayrı gönderilmelidir.
• Gönderim Zamanları: Yeni düzenlemeye göre, örneğin Ocak-Şubat-Mart ayları için beratlar Geçici Vergi Dönemi olan Mayıs ayında, Nisan-Mayıs-Haziran dönemi için Ağustos ayında gönderilebilir.
• Saklama Süresi Uzatıldı: E-Defter saklama süresi 5 yıldan 10 yıla çıkarıldı. Bu, e-Defter dosyaları ve berat dosyalarının Saklayıcı Kuruluşların ya da GİB'in sistemlerinde en az 10 yıl saklanması gerektiği anlamına geliyor.

Bu düzenlemeler, e-Defter sürecinin daha esnek ve uzun vadeli yönetilmesine olanak tanıyor.

‍

e-Defter ve Berat Dosyalarının Aktarım Zamanları

Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre;

Elektronik Defter Genel Tebliği'ne göre, gerçek kişiler elektronik defterlerini ilgili ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadar güvenli elektronik imza ya da mali imza ile imzalarken, tüzel kişiler ise mali mühür kullanarak onaylamalıdır. Bu düzenleme, elektronik defterlerin doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamak için önemli bir adımdır.

e-Deftere Başvurusu Nasıl Yapılır?

‍

E-Defter başvurusu yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

‍

• Entegratör Seçimi: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği entegratör listesinden bir entegratör seçin.
• Mali Mühür ya da Zaman Damgası Edinme: Mali mühür veya zaman damgası edinin.
• Uyumlu Yazılım Alınması: GİB tarafından onaylanmış uyumlu bir yazılım edinin.
• Mevcut Programın Güncellenmesi: Mevcut muhasebe veya finans programınızı e-Defter formatına uygun hale getirin.
• Arşivleme Seçeneği: Eğer e-Defteri kendiniz saklayacaksanız, Türkiye'de uygun bir arşivleme seçeneği belirleyin.

‍

Bu adımları tamamladıktan sonra, GİB'in belirttiği prosedürlere uygun olarak başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

‍

e-Defter İle İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?

E-Defter iş akışı, belirli adımları içeren bir süreçtir:

‍

• Yevmiye Defteri Kontrolü ve İmzası: Yevmiye defterinin boyutu kontrol edilir ve imzalanır.
• Şema ve Şematron Kontrolü: Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır.
• Berat Oluşturma ve İmzası: Yevmiye defterinin beratı oluşturulur ve imzalanır.
• Beratın Kontrolü: Defterin beratı için şema ve şematron kontrolü yapılır.
• Beratın Sıkıştırılması ve Yükleme: Berat sıkıştırılır ve GİB’in web sitesine yüklenir.
• e-Defter İbrazı ve Düzeltmeler: Ayda bir mali müşavir, muhasebeci veya firma sahibi tarafından yapılır. Belirli bir süre içinde düzeltmeler yapılabilir. Zaman damgası ile defter beratı oluşturulur ve devlete iletilir.
• Denetim Süreci: Maliye denetiminde, verilen beratlar muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılır.

Bu süreç, e-Defter'in doğruluğunu ve uyumluluğunu sağlamak için tasarlanmıştır.

‍

Okumanızı Öneririz; İnternet Satışlarında Fatura Nasıl Kesilir?

e-Defter İle İlgili Bilmeniz Gerekenler?

E-Defter ile ilgili önemli bilgiler şunlardır:

‍

• Mali Mührün Alınması: Mali mührün alınması e-Defter uygulaması için bir ön koşuldur.
• Eski Kayıtların Kapanış Tasdiki: Eğer e-Deftere geçiş ara dönemde yapılırsa, eski kayıtların kağıda aktarılması ve bir ay içinde noter tasdiki gereklidir.
• Berat Dosyaları: Her ay GİB’e gönderilen şifre dosyaları aslında birer berat dosyasıdır. Bu dosyalar, e-Defterlerin sıkıştırılmış halleridir ve GİB’e gönderilmez.
• Bilgisayarınızda Saklama: Oluşturulan e-Defterler ve berat dosyaları bilgisayarda saklanmalıdır.
• Dosya Onayı ve İndirme: GİB, mali mührü ile şifrelenmiş dosyayı onaylar ve indirilmesine olanak tanır.
• Yevmiye ve Kebir Dosyaları: Yevmiye ve kebir dosyalarının saklanması gerekmektedir.
• Berat Gönderimi ve Saat Ayarı: Berat gönderiminde saat ayarlarına dikkat edilmeli, çünkü yanlış saat ayarları hatalara neden olabilir.‍

‍

İki defter elektronik olarak tutulabilir:

‍

E-Defter sisteminde, iki temel defter elektronik olarak tutulur: Yevmiye Defteri ve Defteri Kebir. Elektronik deftere geçen firmalar, kağıt ortamında defter tutamazlar ve kağıda tutulan defterlerin yasal geçerliliği yoktur. E-Defterde ödeme şekli belirtilmeli ve yevmiye maddelerinin sıralamasına dikkat edilmelidir. Her yeni dönem, önceki dönemin son yevmiye maddesinin devamı şeklinde başlamalıdır.

‍

Yevmiye maddeleri birbirini doğru sırayla takip etmelidir, aksi takdirde berat gönderiminde sorunlar yaşanabilir. Bu düzenlemeler, e-Defter sisteminin düzenli ve tutarlı işlemesini sağlamak için önemlidir.

Unvan Değişikliğinde Mali Mühür Değişmeli midir?

‍

Evet, unvan değişikliği durumunda yeni bir mali mühür alınmalıdır. Tescilden itibaren 15 gün içinde yeni mali mühür alınması ve e-Defter beratlarının bu yeni mali mühür ile gönderilmesi gerekmektedir. Ayrıca, mali mühürün bilgisayara takılı olması gerektiğini de unutmamak önemlidir.

‍

Tür değişikliği, bölünme, birleşme veya yeni bir firma kurma gibi durumlarda da firmalar e-Defter mükellefi olurlar ve bu durumda yasal olarak 3 ay içinde e-Defter uygulamasına geçmeleri gerekir. E-Defter gönderiminde dikkat edilmesi gereken diğer noktalar mizan, geçici vergi, KDV, SSK, amortisman kayıtları, her fatura veya fiş için yevmiye maddesi olup olmadığı ve ödeme şeklinin kontrol edilmesidir.

‍

Okumanızı Öneririz; GİB Portaldan e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

NetKasam'ın E-Defter ve E-Dönüşüm Çözümleriyle İşinizi Kolaylaştırın

e-Defter, işletmeler için dijital finans yönetiminin vazgeçilmez bir unsuru haline gelmiştir. NetKasam'ın e-dönüşüm çözümleri, e-defter uygulaması ile işletmelerin vergi uyumlu, hızlı ve güvenli bir şekilde defter tutmasını sağlar.

‍

NetKasam'ın e-dönüşüm çözümleri, kağıt ortamında yapılan işlemleri dijitale taşıyarak zaman ve kaynak tasarrufu sağlar. Mali mühürün alınmasından, defterin düzenlenmesine ve GİB'e iletilmesine kadar olan süreçleri kolaylaştırır. Ayrıca, e-defterin avantajlarından faydalanarak mürekkep masraflarınızı ortadan kaldırabilir, arşivleme sorunlarına son verebilirsiniz.

‍

e-Defter ile işletmeniz, dijital dönüşümün getirdiği hız, güvenlik ve verimlilik avantajlarından tam anlamıyla yararlanabilir. NetKasam'ın uzman ekibi, sizin için en uygun çözümleri sunarak işletmenizi e-defterin sağladığı avantajlarla buluşturur.

‍

Dijital finans yönetiminde öncü olmak ve işletmenizi rekabetin önünde tutmak için NetKasam'ın e-dönüşüm çözümlerini keşfedin. E-defter ile daha düzenli, daha güvenli ve daha verimli bir finans yönetimine adım atın.

‍

‍

‍

İlginizi Çekebilecek Yazılar

• N11’de Nasıl Satış Yapılır?
• Hepsiburada’da Nasıl Satış Yapılır?
• Trendyol'da Satış Yapmak, Ücretsiz Trendyol Mağaza Açma Rehberi
• Amazon’da Satış Yapmak, Amazon’da Satış Nasıl Yapılır?
• Ozon’da Satış Yapmak İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler
• E-ticaret Nedir? Nasıl Yapılır?
• e-İhracat Nedir? e-İhracat Nasıl Yapılır?