Elektronik belgelerin yasal ve düzenli bir şekilde oluşturulması, saklanması ve yönetilmesi iş süreçlerini kolaylaştıran bir gerekliliktir. Bu yolda Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından oluşturulan e-Fatura ve e-Arşiv Portalı, işletmelere bu konuda önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Portal, belirlenmiş standartlara uygun şekilde fatura ve belge oluşturma, ibraz etme, saklama ve raporlama imkânı sunar. Bu blog yazısında, GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalına nasıl giriş yapabileceğiniz, bu platformları nasıl etkin bir şekilde kullanabileceğiniz ve işletmeniz için bunların ne gibi avantajlar sunabileceği detaylarıyla ele alınacaktır.
GİB e-Arşiv, e-Fatura Portal nedir?
GİB e-Arşiv Portal, Türkiye'nin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından oluşturulan bir elektronik belge yönetim platformudur. Bu portal, işletmelerin yasal standartlara uygun bir şekilde elektronik ortamda fatura ve diğer ticari belgeleri oluşturabilmelerine, ibraz edebilmelerine, saklayabilmelerine ve raporlayabilmelerine imkan tanır. E-Arşiv Portalı, işletmelerin hem kağıt faturalarını elektronik ortama taşımasını, hem de tamamen dijital bir fatura yönetimi yapabilmelerini kolaylaştırır. Bu sayede, işletmeler evrak işleri için harcanan zaman ve maliyetleri minimuma indirebilir. E-Arşiv Portalı, işletmelerin yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için oldukça önemli bir araçtır.
e-Fatura kesmek için gerekli programlar nedir?
e-Fatura oluşturmak için gerekli program ve ayarlar konusunda ilk başta biraz kafa karışıklığı yaşanabilir. Ancak, birkaç temel program ve ayar ile bu süreci oldukça kolaylaştırabilirsiniz. İşte e-Fatura oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız temel programlar ve gereksinimler:
Uyumlu Tarayıcılar
e-Fatura portalı için kullanabileceğiniz tarayıcılar genellikle güncel ve popüler olanlardır:
- Google Chrome
- Mozilla Firefox
- Internet Explorer 11 veya üstü
- Safari
- Opera
Java Ayarları
e-Fatura portalı, Java'nın 64-bit versiyonunu (JRE: Java Runtime Environment) gerektirir. Tarayıcınızı kullanarak Oracle'ın web sitesinden Java'yı indirebilirsiniz. İndirme işlemi otomatik olarak 64-bit versiyonu seçecektir.
Java Ayarlarını Nasıl Yapmalı?
- Bilgisayarınızda "Başlat Menüsü"ne gidin ve "Denetim Masası"nı açın.
- "Java" ikonunu bulun ve üzerine tıklayarak Java kontrol panelini açın.
- Kontrol panelinde, "Java" sekmesini seçin.
- Ardından "View (Görüntüle)" butonuna tıklayın.
- Açılan pencerede "Runtime Parameters" bölümünü bulacaksınız.
- Bu alana "Xmx256m" değerini yazın ve kaydedin.
Bu ayarlar ile Java'nızı e-Fatura portalı için uygun hale getirmiş olacaksınız.
GİB Portal'a giriş nasıl yapılır?
GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) Portal'a nasıl giriş yapabileceğinizi adım adım açıklayalım. Bu süreç sayesinde e-fatura, e-arşiv gibi elektronik belge uygulamalarına erişim sağlayabilirsiniz.
GİB Portal'a Giriş Adımları
- Web Sitesine Giriş: İlk olarak Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi sitesi ebelge.gib.gov.tr adresine gidin.
- İmzalama Aracı İndirme: Web sitesinin alt kısmında "İmzalama Aracı" başlığı altında yer alan linke tıklayın ve uygulamayı indirin.
- Güvenlik Uyarısı ve Çalıştırma: İndirme işlemi tamamlandığında, çıkan güvenlik uyarısında "Çalıştır (Run)" butonuna tıklayarak uygulamayı çalıştırın.
- Ek Güvenlik Uyarıları: İmzalama aracı uygulamasını açtığınızda, karşınıza bir güvenlik uyarısı çıkabilir. İsterseniz "Gelişmiş" butonuna tıklayarak "localhost sitesine ilerle" seçeneğini kullanabilirsiniz.
- Portal Seçimi ve Giriş: İmzalama Aracı'nı başlatınca, e-fatura, e-defter, e-bilet, e-arşiv ve diğer portal uygulamalarına giriş yapabileceğiniz bir ekran açılır. Buradan ihtiyacınıza uygun portalı seçerek "Başla" butonuna tıklayın.
- Uygulamada İlerleme: "Başla" butonuna tıkladıktan sonra, seçtiğiniz portal uygulaması ile işlemlerinize devam edebilirsiniz.
Bu adımlar sayesinde GİB Portal'a erişim sağlayarak, e-fatura ve diğer elektronik belge işlemlerinizi kolaylıkla yapabilirsiniz.
GİB Portaldan e-fatura ve e-arşiv nasıl kesilir?
GİB Portal'dan e-fatura kesme işlemi, bazı basit adımlarla kolaylıkla gerçekleştirilebilir. Önceki bölümde GİB Portal'a nasıl giriş yapılacağına dair adımları anlattık. Şimdi ise e-fatura kesme sürecini ele alacağız.
GİB Portal'dan E-Fatura Kesme Adımları
- e-Fatura Portalına Giriş: GİB Portal’a giriş yaptıktan sonra, "e-Fatura portal uygulamasına giriş yapmak için tıklayınız." metnini göreceksiniz. Buraya tıklayarak ilerleyin.
- Elektronik İmza İle Başlatma: Girişinizi yaptıktan sonra "Başla" butonuna tıklayarak, elektronik imza ile giriş sürecini başlatın.
- Akıllı Kart Seçimi ve Şifre Girişi: Açılan pencerede, akıllı kartınızın işlemcisini seçin ve ardından akıllı kart şifrenizi girin.
- Sertifika ve İmza: Sisteme giriş yapabilmek için kullanacağınız elektronik sertifikayı seçin. Ardından, "e-Fatura portalına girmek istiyorum" metnini imzalayın.
- E-Fatura Portalına Giriş: Bu adımı tamamladığınızda e-Fatura portalına girişiniz gerçekleşmiş olur.
- Fatura Oluşturma: Portal içerisinde yer alan 'Fatura Oluştur' veya benzeri bir seçeneğe tıklayarak, fatura detaylarını doldurun ve faturanızı kesin.
e-Fatura oluşturma işlemi nasıl yapılır?
GİB Portal'dan e-fatura kesme işlemi, detaylı adımlarla gerçekleştirilebilir. Bu işlemler sayesinde faturanızı hem hızlı hem de güvenilir bir şekilde oluşturabilirsiniz. İşte bu adımlar:
1. Fatura Bilgileri Bölümü
- ETTN: Faturanın benzersizliğini sağlar; sistem tarafından otomatik üretilir.
- Senaryo: Temel Fatura ve Ticari Fatura senaryoları arasından seçim yapılır.
- Fatura Tipi: Faturanın SATIŞ veya İADE olup olmadığını belirtir.
- Kaynak Sipariş Bilgileri: Opsiyonel olarak sipariş numarası ve tarihi girilebilir.
- İrsaliye Bilgileri: Eğer İrsaliye önceden düzenlenmişse, bu bölümde zorunlu olarak gösterilmelidir.
2. Alıcı Bilgileri Bölümü
- VKN/TCKN: Vergi Kimlik Numarası veya TC Kimlik Numarası mutlaka girilmelidir.
- Unvan veya Ad-Soyad: VKN girildiğinde unvan, TCKN girildiğinde ise ad ve soyad zorunlu olarak girilmelidir.
- Adres Bilgileri: Mahalle, Semt, İlçe, Şehir ve Ülke bilgileri girilmelidir.
- Alıcı Ara: Kayıtlı müşteri bilgilerini otomatik getirmek için kullanılır.
3. Mal/Hizmet Bilgileri Bölümü
- Satır Ekle: Satılacak mal veya hizmet için yeni bir satır eklemek için kullanılır.
- Satır Sil: Hatalı veya gereksiz bir satırı silmek için kullanılır.
4. Vergi Ekle Bölümü
- KDV dışındaki vergi türleri, bu bölümde seçilerek eklenir.
5. Toplamlar Bölümü
- Toplamlar, otomatik olarak Mal/Hizmet Bilgileri bölümünden üretilir.
- Ödenecek tutar, yuvarlama yapmak için manuel olarak da girilebilir.
6. Not Bölümü
- Faturada zorunlu olan ibareler veya diğer notlar bu bölüme eklenebilir.
7. Fatura Oluşturma
- Tüm bilgiler girildikten sonra, "Oluştur" butonu ile fatura oluşturulur. Oluşturulan fatura, otomatik olarak 'Taslaklar' bölümüne kaydedilir.
Bu detaylı adımlar sayesinde, GİB Portal üzerinden e-fatura kesme işleminizi etkin ve hatasız bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
"NetKasam, e-Fatura süreçlerinizi sadece birkaç tıkla halledebileceğiniz en hızlı ve en güvenilir platformdur.”
e-Faturada hata olması durumunda düzeltme işlemi nasıl yapılır?
e-Fatura oluşturma süreci oldukça hassas bir işlem olduğu için, olası hatalara karşı dikkatli olunması gerekmektedir. İşte e-faturalarınızda hata olması durumunda düzeltme işlemi nasıl yapılacağına dair bir rehber:
Taslaklar Bölümünde Düzenleme
- Fatura Gözden Geçirme: Taslaklar bölümüne kaydedilmiş faturalar, onaylanmadan önce detaylı bir şekilde incelenmelidir. İlgili faturayı görmek için faturanın üzerine çift tıklayabilirsiniz.
- Düzenleme İşlemi: Eğer faturada herhangi bir hata veya eksiklik fark ederseniz, "Düzenle" butonuna tıklayarak gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.
Onaylanmış Faturalarda Düzeltme
- Mali Mühür veya e-İmza Onayı: Faturalar, mali mühür veya e-imza ile onaylandıktan sonra içeriklerini değiştirmek mümkün değildir.
Önemli Notlar
- Faturalarınızı onaylamadan önce kesinlikle bir gözden geçirme yapın. Bu sayede, onaylanmış ve gönderilmiş bir faturada hata olması ihtimalini minimize etmiş olursunuz.
- Onaylandıktan sonra değiştirilemeyecek olan faturalar, dolayısıyla çok daha ciddi bir gözden geçirme ve doğrulama süreci gerektirir.
Önerilen Uygulamalar
- Eğer faturanızda düzeltilmesi gereken bir hata fark ederseniz ve bu fatura onaylanmışsa, alıcı ile iletişime geçerek durumu açıklamanız ve gerektiğinde yeni bir düzeltme faturası kesmeniz en uygun yol olacaktır.
e-Fatura onaylama işlemi, e-ticaret ve diğer dijital işlemlerde oldukça kritik bir süreçtir. İşte bu süreci daha anlaşılır ve kapsamlı bir şekilde ele alalım:
Öncelikli Hazırlıklar
- Kart Tanımlama: Eğer daha önce bir mali mühür veya e-İmza kartı tanımlamadıysanız, ilk adım bu tanımlamayı yapmaktır. Bu işlem genellikle yalnızca bir kez yapılır.
e-Fatura Onaylama Adımları
- Fatura Seçimi: "Taslaklar" bölümünde, onaylamak istediğiniz e-faturayı seçin.
- Onayla Butonu: Seçtiğiniz faturanın yanında yer alan "Onayla" butonuna tıklayın.
- Mali Mühür Uygulaması: "Onayla" butonuna tıkladığınızda, "Mali Mühür Uygulaması" aktif hale gelir ve seçtiğiniz fatura yüklenmeye başlar.
- Mali Mühür ve Şifre Girişi: Yüklenme tamamlandığında karşınıza bir kart giriş ekranı çıkar. "Tanımlı Kartlar" kısmından mali mührü seçin ve ardından kart şifresini girerek "Giriş" butonuna tıklayın.
- Sertifika Bilgileri: Şifre girişi yaptıktan sonra, sertifika ile ilgili detaylar ekranınızda görünecektir.
- İmzala Butonu: Sertifika bilgileri yüklendikten sonra, "İmzala" butonuna tıklayın.
- Onay ve XML Görüntüsü: "İmzala" butonuna tıkladıktan sonra, onaylanan faturanızın XML formatında bir önizlemesi ekrana gelecektir.
- Son Onay: "Onayla" butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın. Bu aşamadan sonra faturanız "onaylandı" olarak işaretlenecektir.
Sonuç
- Onay işlemi tamamlandığında, başarılı bir şekilde onaylandığına dair bir bilgi mesajı alacaksınız.
e-Fatura gönderme işlemi nasıl yapılır?
e-Fatura gönderme işlemi, ticari işlemler için büyük önem taşır ve bu süreç özenle yürütülmelidir. Aşağıda, bu işlemin nasıl daha etkin bir şekilde gerçekleştirileceğine dair detaylı bir kılavuz bulacaksınız:
Ön Hazırlıklar
- Fatura Onayı: Faturanın gönderilebilmesi için öncelikle onaylanmış olması gerekmektedir. Onay işlemleri için ilgili faturayı "Taslaklar" bölümünden onaylayın.
e-Fatura Gönderme Adımları
- Fatura Seçimi: "Taslaklar" bölümüne gidin ve göndermek istediğiniz onaylanmış faturayı seçin.
- Gönder Butonu: Seçtiğiniz faturanın yanında yer alan "Gönder" butonuna tıklayın.
- Zarf Bilgileri: "Gönder" butonuna tıkladığınızda, faturanın yer aldığı zarf ile ilgili bilgileri içeren bir bilgi mesajı ekrana gelecektir. Bu bilgiler genellikle faturanın kimden kime gönderileceği, fatura numarası, tarih gibi detayları içerir.
- Son Gönderim: "Gönder" butonuna tekrar tıklayarak faturayı alıcıya gönderin.
- Başarılı Gönderim Bildirimi: Fatura başarıyla gönderildiğinde, bir bilgi mesajı ekranda görüntülenir. Bu mesaj, faturanın alıcıya başarıyla ulaştığını teyit eder.
İpuçları
- Faturanızın onaylandığından ve tüm detaylarının doğru olduğundan emin olun.
- Başarılı gönderim bildirimi alana kadar işlemi takip edin.
GİB Portal ile ilgili Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalına nasıl ilk kez giriş yapabilirim?
GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalına ilk giriş yapabilmek için öncelikle GİB web sitesi üzerinden bir kullanıcı hesabı oluşturmanız gerekmektedir. Hesabınızı oluşturduktan sonra kimlik bilgileriniz ve şifreniz ile sisteme giriş yapabilirsiniz.
GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalına giriş yaparken hangi kimlik bilgilerini kullanmalıyım?
Genellikle T.C. kimlik numarası veya vergi numarası ve belirlediğiniz şifre ile GİB portalına giriş yapılır.
GİB portalı için şifremi unuttum, ne yapmalıyım?
Şifrenizi unuttuysanız, GİB portalının giriş ekranında yer alan "Şifremi Unuttum" linkine tıklayarak şifre yenileme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalı üzerinden hangi işlemleri yapabilirim?
Bu portal üzerinden e-fatura oluşturabilir, gönderebilir, onaylayabilir; e-arşiv faturaları oluşturabilir ve yönetebilir; ayrıca faturalarınızın detaylarını inceleyebilirsiniz.
GİB portalında e-Fatura oluştururken nelere dikkat etmeliyim?
e-Fatura oluştururken, faturanın tüm detaylarını eksiksiz ve doğru bir şekilde girmelisiniz. Ayrıca faturanın, yasal gerekliliklere ve standartlara uygun olması önemlidir.
e-Faturamı nasıl onaylarım?
Onaylamak istediğiniz e-faturayı seçerek "Onayla" butonuna tıklayabilir ve ardından mali mühür veya e-imza işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
e-Faturamda bir hata oluştu, nasıl düzeltebilirim?
Onaylanmamış e-faturalar "Taslaklar" bölümünden düzenlenebilir. Onaylanmış faturalarda ise değişiklik yapmak mümkün olmadığından, yeni bir düzeltme faturası oluşturulması gerekebilir.
e-Faturamı nasıl gönderirim?
Onaylanan e-faturayı "Gönder" butonuna tıklayarak alıcısına gönderebilirsiniz.
GİB portalında e-Arşiv faturası oluşturabilir miyim?
Evet, GİB portalı üzerinden e-Arşiv faturaları da oluşturabilirsiniz.
e-Faturamı nasıl iptal edebilirim?
Onaylanmış bir e-faturayı iptal etmek için yine bir iptal faturası oluşturulmalıdır.
Mali mühür ve e-imza nedir? GİB portalında nasıl kullanılır?
Mali mühür ve e-imza, elektronik faturaların yasal olarak geçerli olabilmesi için gereken dijital onaylama araçlarıdır. GİB portalında, e-faturayı onaylarken bu araçları kullanabilirsiniz.
GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalı, iş süreçlerinizi hızlandırmak, faturalama işlemlerini kolaylaştırmak ve yasal gereksinimleri yerine getirmek için vazgeçilmez bir araçtır. Bu kapsamlı rehberimizde portalın sunduğu çeşitli işlemler, oluşturma ve gönderim süreçleri, sıkça sorulan sorular ve daha birçok konu hakkında bilgi verdik. E-fatura ve e-arşiv faturalarının yasal düzenlemelerini, oluşturma ve onaylama süreçlerini detaylı bir şekilde anlatmaya çalıştık. Umarız ki bu rehber, GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalı ile ilgili süreçlerinizi daha etkin bir şekilde yönetmenizde yardımcı olur. Eğer bu konuda daha fazla sorunuz varsa veya belirli bir konu hakkında daha fazla detay öğrenmek istiyorsanız, yorum bölümü veya iletişim sayfamız aracılığıyla bize ulaşabilirsiniz.
NetKasam İle Kolay ve Hızlı e-Fatura
e-fatura ve e-arşiv faturalarını yönetmek için GİB portalı bir seçenek olabilir; fakat işlemlerinizi çok daha hızlı, kolay ve etkin bir şekilde yapabileceğiniz bir alternatif var: NetKasam. Platformumuz sayesinde karmaşık süreçleri basit hale getiriyor, kullanıcı dostu arayüzü ve gelişmiş özellikleri ile zaman tasarrufu sağlıyoruz. E-fatura oluşturma, onaylama, gönderme ve arşivleme işlemleri artık birkaç tıklama kadar yakınınızda. Ayrıca, NetKasam ile herhangi bir konuda sorun yaşamanız durumunda hızlı ve etkin müşteri desteğimiz her zaman yanınızda. Sizde işinizi büyütmek için Hemen NetKasam’ı Ücretsiz Deneyin!
İlginizi Çekebilecek Yazılar
