E-fatura ve e-arşiv hayatımıza internet ile birlikte giren ve halen daha net yanıtların alınamadığı alanlar oldular. Elbette kuruldukları günlerdeki gibi tek düze ilerlememeleri de buna sebep oluyor. Teknolojiyi ve onun getirdiklerini takip edebilmek, sürekli olarak güncellenen sistemlere hakim olabilmek bazılarımız için oldukça güç. E-ihracat gibi bir alandaysanız mutlaka e-fatura ve e-arşiv konularına hakim olmalısınız.

Yukarıda saydığımız sebeplerden dolayı zaman zaman bu işlemler için rehber arıyoruz. E-fatura ve e-arşiv için rehber niteliğinde bir yazı hazırladık. Bu bilgiler aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ihracat alanında e-fatura ve e-arşiv konularında hangi adımların atılması gerektiği bilgilerinden derlendi.

Yurt Dışındaki Şirketlere Fatura Nasıl Düzenlenecek?

E-ihracat ya da ihracat fark etmeksizin birçok kişinin aklındaki ilk soru yurt dışındaki firmaya nasıl e-fatura kesebileceğidir. Bugün birçok ülke özellikle Avrupa Birliği içerisinde yer alan ülkeler e-faturaları resmi olarak kabul ediyor. Ancak etmeyen bir ülkeye ihracat yapıyorsanız e-faturanızın çıktısını alıp, kaşe veya damga ile ilgili şirkete iletebilirsiniz.

İhracat Yapıyorum, E-Fatura Düzenlemem Şart Mı?

E-fatura kesme zorunluluğu içerisinde olan şirketler olduğu gibi olmayan şirketler de bulunuyor. Bu şirketler Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği yıllık ciro bedeline göre zorunlu hale geliyor. Ancak siz zorunlu olmasanız da isterseniz sistemin içerisinde bulunabiliyorsunuz. Eğer olmak istemiyorsanız eskisi gibi kağıt fatura kesimine devam edebilirsiniz.

Ancak bu noktada dikkat etmeniz gereken bir husus bulunuyor. Eğer sattığınız ürün 10 bin liranın üzerindeyse ve siz e-fatura kesmiyorsanız, GİB’in ücretsiz olarak düzenlemenize imkan verdiği e-arşiv fatura uygulamasını kullanmak zorundasınız.

Hizmet İhracatında E-Fatura mı Yoksa E-Arşiv mi Düzenlemeliyim?

Normal şartlarda e-faturaya geçtiyseniz ve hizmet ihracatınızı gerçekleştirdiyseniz e-arşiv düzenlemesi yapabilirsiniz. Bunda herhangi bir sakın yok. Ancak serbest bölgede faaliyet gösteren e-fatura kullanıcısı e-arşiv düzenlemesi yapamaz. Siz sadece e-fatura düzenlemesi yapıp işlemleri sona erdirebilirsiniz. Burada ufak bir ayrıntı daha var. Serbest bölgedeki e-fatura kullanıcısı ihracat e-faturası düzenlememelidir. Normalde kullanımda olan ticari fatura şeklinde işlemlerini yürütmelidir.

E-Fatura Kesimine Ek Olarak Kağıt Fatura Gerekiyor Mu?

Eğer zorunlu olarak ya da kendi isteğinizle e-faturaya geçiş yaptıysanız kağıt fatura kesimi sizin için ortadan kalkıyor. Dolayısıyla eğer sizden belge niteliğinde fiziksel belge istenirse e-faturanızın çıktısını alıp, kaşe ya da damga basarak ilgili kuruma verebilirsiniz.

İhracatta E-İrsaliye Kullanılabilir mi?

Birçok firma yine bu konu hakkında Gelir İdaresi Başkanlığı’na soru yöneltiyor. İhracatta e-irsaliye kullanamıyorsunuz. Bunun için henüz sistem geçişi tamamlanmadı. O nedenle GİB ve Ticaret Bakanlığı e-irsaliye ile ihracata izin veremiyor.

E-Faturayı Kim Kesmelidir?

E-fatura olunca şirketler karmaşa yaşayabiliyor. Bunun temel sebebi ise faturayı gümrük müşavirinin mi yoksa ihracatçı şirketin mi kesmesi gerektiği sorusu akılları karıştırıyor. Matbu faturayı kendiniz düzenleyebildiğiniz gibi e-faturayı da gönül rahatlığı ile siz düzenleyebilirsiniz. Ancak bu noktada başka bir kişiyi veya uzmanı (mali müşaviri, yeminli mali müşaviri) görevlendirebilirsiniz. Bu tamamen size bırakılmış bir karardır. Herhangi bir zorlama söz konusu değildir. Eğer işlerini çok yoğun ve muhasebe departmanınız da yoksa bir gümrük müşaviri ile anlaşma sağlayarak e-fatura işlemlerini tamamen ona bırakabilirsiniz.

E-Fatura Sistemine Birden Fazla Kullanıcı Eklenebilir mi?

E-fatura sistemine birden fazla kullanıcı eklenebilir bundan herhangi bir sakınca yok. Ancak ilk kullanıcı işlemi yaparken bir başka kullanıcı sisteme giriş yaparsa, ilk kullanıcı otomatik olarak çıkartılır. Dolayısıyla bu noktada koordineli çalışmak oldukça önemlidir. Buna ek olarak sisteme herhangi bir sınır olmadan dilediğiniz kadar kullanıcı dahil edebilirsiniz.

İhracat Yapıyorum Ancak E-Faturayı İptal Etmek İstiyorum, Yapabilir miyim?

Elbette e-faturanızı iptal etme ve ortadan kaldırma seçeneğiniz bulunuyor. Ancak bu noktada şu hatırlatmayı yapalım; iptal edilen e-faturalar beyanname zamanlarında kullanım dışıdır. Yani herhangi bir yerde e-faturanızı resmi olarak kullanamazsınız. İptal işlemlerinde bu durumu göz önünde bulundurarak hareket etmenizde fayda var.

Yurt Dışında Satış Yaptığım Şirketin Vergi Kimlik Numarası Yok Ne Yapmalıyım?

Yurt dışındaki şirketin ya da kişinin vergi kimlik numarası yok ve bunu e-faturaya işleyemiyorsanız, düzenlediğiniz faturada alıcıyı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı olarak belirtmeniz bu durumda sizi zahmetten kurtarıyor.