Firmalar, müşterilerden toplanan çeşitli iletişim bilgilerini kullanarak pazarlama ve tanıtım faaliyetlerinde bulunabilir. Ancak bazı durumlarda gönderilecek iletiler konusunda müşterileriniz yeterince bilgilendirilememiş olur. Kullanıcı rızası olmadan izinsiz ileti gönderimi gelişen teknolojinin getirdiği en önemli sorunlar arasında yer alır. İleti yönetim sistemi, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında Ticaret Bakanlığının Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğini görevlendirmesi sonucu ticari iletilerin gönderimini düzenleyen bir sistemdir.

Ticari Elektronik İleti Nedir?

Ticari ileti veya ticari elektronik ileti, hizmet sağlayıcı olarak tanımlanan işletmelerin tanıtım, pazarlama, promosyon ve marka bilinirliğini arttırmak amacıyla gönderdiği tüm elektronik iletiler olarak tanımlanabilir. Elektronik iletileri şu şekilde olabilir:

• SMS
• E-posta
• Arama

Hizmet sağlayıcılar ürün veya hizmet satışında bulunan, gerçek veya tüzel kişilere verilen isimdir. Hizmet sağlayıcılar satış, iletişim, veri işleme, danışmanlık gibi alanlarda faaliyet gösterebilir. Diğer yandan alıcı olarak tanımlanan kişi ise vatandaşları temsil eder. Daha kapsamlı tanımıyla alıcı, hizmet sağlayıcı tarafından gönderilen ticari elektronik iletileri farklı iletişim kanalları üzerinden alan kişidir.

Gönderilen elektronik iletiler tanıtım ve pazarlama amacıyla olabileceği gibi reklam, indirim, kampanya ve promosyon şeklinde de olabilir. İleti yönetim sistemi kapsamında bazı iletiler onay gerektirirken bazı ticari elektronik iletiler alıcı onayı gerektirmeden de gönderilebilir.

Onay Gerektiren Ticari Elektronik İletiler

• Tanıtım, pazarlama, marka bilinirliği arttırma gibi ticari faaliyetler kapsamında (gerçek veya tüzel kişiler tarafından) gönderilen her türlü ticari elektronik ileti (arama, SMS, e-posta).
• Marka tanınırlığını arttırmaya yönelik kutlama mesajları.
• Müşteri memnuniyeti anketleri.

Onay Gerektirmeyen Ticari Elektronik İletiler

• Devam eden üyelik sürecinde gönderilen borç hatırlatma veya ödeme iletileri.
• Devam eden üyelik kapsamında bilgi güncelleme isteği iletileri.
• Satın alınan ürün konusunda yapılan bildirimler.
• Satın alınan ürüne dair teslimat bilgilerini içeren iletiler.

İleti Yönetim Sistemi Ne Sağlar?

En temel şekliyle ileti yönetim sistemi, ticari işletmelerin sadece alıcıdan onay alması durumunda ileti göndermesini ve alıcıların da ileti almayı reddetmesini içerir.

Bu sistemden önce müşteriler genellikle ileti alma onayı verdikleri firmaları ve işletmeleri takip etmekte zorlanıyordu. Bu nedenle de gün boyunca onlarca istenmeyen tanıtım mesajına maruz kalıyorlardı. Ayrıca ileti reddetme isteğinin işlenmesi için her hizmet sağlayıcı ile ayrı iletişime geçilmesi gerekiyordu. İzinsiz ileti gönderimi durumunda ise alıcının yaptığı başvuru ise uzun ve karmaşık bir süreçti.

İleti yönetim sistemi, tüm bu karmaşık ve zaman alan süreçlerin tek bir ortamda birleştirilmesine izin verdi. Sistemi kullanan alıcılar, ileti alma izni verdikleri firmaları ve işletmeleri tek bir yerden görebilir. Buna ek olarak verilen izinler tek bir panel üzerinden yönetilebilir. İzinsiz ileti şikayet süreçleri de sistem sayesinde kolay yönetilebilir bir hale kavuştu.

Yönetmelik Kapsamına Ticari İleti Gönderimi Şartları

Yayınlanan yönetmelik kapsamında ticari ileti gönderim şartları belirlenmiştir. Buna göre:

• Ticari iletiyi alacak kişiden fiziksel veya elektronik ortamda onay alınması gerekir.
• Onayın fiziksel ortamda alınması durumunda ticari işletmenin bu belgeyi saklaması ve bu belgenin gizliliğini koruması gerekmektedir.
• Onayın elektronik ortamda alınması durumunda kayıtlar elektronik ortamda saklanabilir.
• Alıcı onayı olmadan onay gerektiren ticari elektronik ileti türleri gönderilemez.
• Hem fiziksel ortamda hem de elektronik ortamda saklanan veriler kamu denetimine tabidir.

İleti Yönetim Sistemi Başvuru Belgeleri

Hizmet sağlayıcı (tüzel kişi):

• Şirket unvanı
• Vergi kimlik numarası
• MERSİS ve fatura adresi
• İmza sirküleri
• Firma unvanı ve yetkililerinin yer aldığı ticaret sicil gazetesi
• Marka tescil belgeleri (zorunlu değil)
• Islak imzalı İYS Hizmet Sözleşmesi.
• İmza yetkilisinin ad ve soyadı, doğum tarihi, TC, cep telefonu numarası, e-posta adresi.

Hizmet sağlayıcı (gerçek kişi) – imza yetkili kişi aynıysa:

• TC numarası (MERSİS yerine)
• İmza sirküleri/imza beyannamesi

İleti Yönetim Sisteminin Faydaları

İleti yönetim sistemi alıcılar kadar işletmeler açısından da faydalar sunar. Alıcılar tek noktadan yönetim imkanı sayesinde aldıkları elektronik iletileri yönetebilirler. Sistem sayesinde alıcılara gönderilen iletinin zamanı, iletinin geldiği adres ve kullanılan kanal (arama, SMS, e-posta) görüntülenebilir. Bunun yanı sıra alıcılar, ileti gönderilen kanalları düzenleme seçeneğine de sahiptir.

Alıcılar aynı zamanda hızlı ve kolay şikayet mekanizmasından da faydalanabilir. İzinsiz ileti gönderimi olan durumlara alıcılar sistemi kullanarak şikayette bulunabilir. Alıcıların ileti yönetim sistemi üzerinde yer alan tüm iletişim bilgileri ve izinler veri güvenliği kapsamında saklanır.

İşletmeler yani hizmet sağlayıcı açısından değerlendirildiğinde ileti gönderimi yönetimi kolaylaşıyor. İşletmeler, alıcıların izin verdikleri kanalları kullanarak iletileri gönderebilir. Filtreleme sayesinde İzin verilmeyen kanallardan gereksiz gönderinin önüne geçilerek tanıtım maliyetleri açısından da kazanç sağlanabilir. Hizmet sağlayıcılar aynı zamanda onay ve ret bildirimlerine dair rapora da erişim sağlayabilecek.

Alıcılar ve işletmeler https://iys.org.tr/ adresinden İletim Yönetim Sistemi kaydı oluşturarak sistemi kullanmaya başlayabilir.