Birçok resmi ve bürokratik işlemde adı geçen imza sirküleri, herhangi bir ticari işletmenin, kurumun ya da kuruluşun imza atmaya yetkili olan kişilerinin imza örneklerini gösteren belgeye denir. Noter tarafından onaylandığında geçerlilik kazanan imza sirküleri, noter onaylı olmazsa geçerlilik kazanmaz. İmza sirküleri, özellikle evrakta sahteciliğin önüne geçilmesi açısından gerekli olan ve önemli bir belgedir. İmza sirkülerinde, yetkili kişinin üç adet imza örneği ve bu kişiye ait diğer bilgiler bulunur. Tüzel kişilerin talebi doğrultusunda noter tarafından hazırlanan bir belgedir. Bu belgeye sahip olmayan kişinin ilgili kurumu ya da şirketi temsil ettiği söylenemez. Belge üzerinde imza örneği olan kişinin, yine belgede yer alan bilgilerde belirtilen hak ve yetkilerin kullanımı için gerekli olan üç adet imza örneği bulunur.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

Tüzel kişiliklerin noterden talep etmesi halinde, noter tarafından yasal koşulların sağlanıyor olması dikkate alınarak hazırlanır.

● İmza sirküleri için gerekli belgeler arasında, yetkili kişi ya da kişilerin nüfus cüzdanı ve fotokopisi, ilgili kurumun vergi levhası ve kayıtlı olduğu yerin Ticaret Sicil Gazetesi bulunur.

● Belgelerin tamamlanmasından sonra herhangi bir notere gidilerek imza sirküleri talebinde bulunulur.

● Noter tarafından belge hazırlanır ve belge üzerindeki gerekli alanlar doldurulduktan sonra, yetkili kişi ya da kişilerin üçer adet imzası alınır.

● Belgenin hazırlanmasından sonra noter ücreti ödenir ve işlem tamamlanmış olur.

● İmza sirkülerinin bir nüshası yetkili kişiye verilir ve diğer nüsha ise noterde kalır. Hazırlanan belge üzerinde tüzel kişiye ait bilgiler ile yetkili kişiye ait bilgiler bulunur. Tüzel kişiye ait bilgiler, unvan, adres ve ticaret sicil no ‘dur. Yetkili kişiye ait bilgiler ise, kurum içindeki unvanı, kurumu temsil şekli, nüfus bilgileri ve imza örnekleri olmaktadır. İmza sirkülerinin düzenlenmesindeki amaç, buraya atılan imzanın yetkili kişiye ait olduğunun noter huzurunda tasdik edilmesidir. İmza sirkülerine atılacak olan imzaların dışında, resmi evraklarda farklı bir imza kullanılmamalıdır.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri özellikle ticari işlemlerde büyük önem taşımaktadır. Bu belgeye yetkili kişiler tarafından atılan imzaların yasal bir değere sahip olmasını sağlar ve kişileri güven altına alır. Dolandırıcılığın ve sahte imza kullanımının arttığı günümüzde, şirket üzerinden farklı işlemlerin gerçekleştirilmesi ya da yetkili kişi adına çeşitli işlemlerin gerçekleştirilmesi

durumunda, yapılan bu işlemlerin ilgili kişi ile alakalı olup olmadığının anlaşılması için imza sirküleri büyük önem taşımaktadır. Belge sahteciliği yapılmasını önlemek, şirketi tehlikeye atacak sahte imzaların atılmasını engellemek, şirkette yetki sahibi olan kişi ya da kişilerin resmi bir belge üzerinde belli olmasını sağlamak ve şirket ile ilgili her türlü işlemler ya da sorunlarda sorumluluk sahibinin kim olduğunun belirlenmesi için kullanılır.

İmza Sirküleri İle İmza Beyannamesi Arasındaki Farklar Nelerdir?

İmza sirküleri ile imza beyannamesi arasındaki en önemli fark, imza sirkülerinin tüzel kişiler tarafından, imza beyannamesinin ise gerçek kişiler tarafından talep edilmesidir. Her iki belge birbirine çok benzese de, imza beyannamesi gerçek kişiler için hazırlanmış ve daha çok ticari faaliyetler için kullanılan bir belgedir. İmza sirküleri ise şirkete ait bir belgedir ve gerçek kişiye düzenlenmez.

İmza Sirkülerinin Geçerlilik Süresi Nedir?

Kurum ya da kuruluşların yetkili kıldığı kişilerin, kurum bünyesindeki görev süresi ya da yönetim kurulunun görev süresi, imza sirkülerinin geçerlilik süresi ile alakalıdır. Ticari şirketlerde yetkili kılınan kişiye özel düzenlenen imza sirküleri, kişinin görev süresinin dolmasıyla elinden alınır. İmza sirkülerinin başlangıç süresi ise, yetkilendirmenin yapıldığı kararın tarihi esas alınır.

● Limited Şirketlerde; bu şirketlerde müdürler süresiz olarak atandığından, imza sirküleri müdür görevde kaldığı müddetçe geçerliliğini korur. Müdürün görevden ayrılması sonucu geçerliliğini kaybeder. Bunun istisnası, sirkülerde süre kısıtlamasını belirten bir ibare yer alıyorsa, sürenin bitmesinden sonra Ticaret Sicil Gazetesi ile tekrar notere başvurularak yeni bir imza sirküleri çıkarılabilir.

● Anonim Şirketlerde; bu tür şirketlerde, Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili maddeleri gereği yönetim kurulları üç yıl süre ile seçilir. Görev süresi üç yıl olarak tanımlanan bir kişi tekrar yönetim kuruluna seçilmezse imza sirküleri de geçerliliğini kaybeder. Buradaki temel mantık, kuruluşun belirlediği süreye göre değil, kişinin görevde kaldığı süreye göre değişir.

İmza Sirküleri Düzenlenirken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

İmza sirkülerinin onaylanması aşamasında, ana sözleşmeye uygunluğuna bakılır. Bir şirkette iki kişinin şirketi temsil yetkisine sahip olması halinde, yönetim kurulu eğer bir kişiye imza yetkisi verirse bu durum imza sirkülerinin onaylanması için yeterli değildir. Anonim şirketlerde ise bu durum biraz daha farklıdır. Ana sözleşme maddesi ile çift imza ilkesi es geçilebilir.