Özellikle KOBİ’lerin sıklıkla karşılaştığı elektronik belge kavramı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlarda oluşturulması gereken belgelerdir. Dijital dönüşüm kapsamında ele alınan elektronik belgeler üç farklı alternatif başvuru süreci sonrasında elde edilebilir. Gönüllü veya zorunluluk kapsamında belirli koşullara tabi olan bu belgeler doğrudan entegrasyon, özel entegretör ve Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden başvuru yoluyla edinilebilir. Söz konusu alternatiflerden dilediğinizi tercih ederek başvurunuzu tamamlayıp e-belge kullanmaya başlayabilirsiniz. Belgeleri elektronik formatta Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlarda hazırlamanız gereklidir. GİB portalı, özel entegratör, doğrudan entegrasyon gibi farklı kanallar vasıtasıyla belgelerin müşteriye ulaştırılması sağlanır.
e-Belgelerin Kontrolü Nereden Yapılır?
Hazırlamış olduğunuz e-belgelerin kontrolünü gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. Belge görüntüleyici ve belge doğrulama sistemleri sayesinde belgelerinizi kolay bir şekilde teyit edebilirsiniz. Birbirinden farklı çeşitleri sahip olan belgeler e-fatura, e-serbest meslek makbuzu, e-arşiv fatura, e-ihracat faturası, e-irsaliye, e-müstahsil makbuzu, e-defter, e-gider pusulası ve e-devlet olarak çeşitlendirilebilir. E-faturalar ve fiziksel faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş halini ifade eder. E-serbest makbuzu ise serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda hazırlanmış halini ifade eder. Diğer tüm e-belgeler, fiziki ortamda çıktısı alınan tüm belgelerin dijital ortamda hazırlanmasını ifade eder.
Belgelerde Usulsüzlük Olursa Ne Olur?
Belgelerin eksiksiz bir biçimde ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlarda hazırlanması gereklidir. Mevzuata uygun bir şekilde belgelerinizi hazırlamazsanız çeşitli cezalar ile karşılaşabilirsiniz. Usulsüzlük ceza tutarları belgede yazılması gereken meblağın %10’u olarak belirlenmiştir. Gerçekleşen son güncellemeler ile belge mükelleflerinin genişletildiği Gelir İdaresi Başkanlığında belge mükelleflerinin irsaliye, e-SMM, e-arşiv fatura kesmesi zorunlu hale getirilmiştir. 2021 yılında brüt satış hasılatı 4 milyon TL olan ve 2022 yılında her bir hesap dönemi için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-belge kullanmayan zorunludur. İhracat da kullanabileceğiniz e-belgeler ihracat faturası olarak tanımlanır.
e-Dönüşüm Uygulamaları Ne İşe Yarar?
İşletmelerin belgelendirme işlemlerini çok daha hızlı yapmalarına ve sürecin daha kolay bir şekilde takip edilmesine olanak sağlayan süreç, aynı zamanda kamu tarafında belgelerin daha kolay bir şekilde takip edilmesine olanak sağlar. Ülkemizde zorunlu olan 4 büyük e-dönüşüm uygulamasından mükellefi olduklarınızı tercih ederek iş akış süreçlerinizi optimize edebilirsiniz. Bunun için tercih edeceğiniz e-fatura uygulaması hem B2B hem de B2C uygulamalarını kapsar. Bu sistemde hazırlanan e-faturalar, yalnızca e-fatura uygulamasına kullanılan firmalara gönderiliyor.
E-dönüşüm kapsamında tercih edebileceğiniz bir diğer uygulama ise e-defter uygulamasıdır. Gelir İdaresi Başkanlığına her çeyrekte veya aylık olarak raporlama yükümlülüğünü de beraberinde getiren e-defter uygulaması vergi mükellefleri için düzenlenen bir uygulamadır. Genel defterlerin ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamda oluşturulmasına olanak sağlayan bu uygulama, oluşturulan elektronik defterlerin arşivlenmesini ve imzalanmasını sağlıyor.
E-irsaliye uygulaması ise kağıt ortamında düzenlenen irsaliyelerin elektronik ortamda düzenlenmesini sağlıyor. Mal hareketlerinin dijital ortamda düzenli bir şekilde izlenmesine imkan veren e-irsaliye uygulamasında malın sevkinden önce irsaliyenin düzenlenmesi gerektiğini unutmamalısınız. Eğer e-irsaliye hizmetlerini özel entegratör hizmetleri kapsamında alıyorsanız e-irsaliyenizi özel entegratör sistemine iletmeniz yeterlidir.
Elektronik Belge Düzenlenmemesinin Cezası Var mı?
Elektronik belgelerin düzenlenmesi gereken sınırlar içerisinde kağıt halinde düzenlenmesi veya hiç düzenlenmemesi bazı cezai işlemleri de beraberinde getirir. Her belge için minimum 500 TL’lik cezanın bulunduğu yaptırımlarda aynı zamanda eksik gösterilen değerin veya belgenin gerçek değerinin %10’u kadar usulsüzlük cezasının uygulanması söz konusudur. Bu nedenle elektronik belge mükellefiyseniz mutlaka işlemlerinizi zamanında ve eksiksiz olarak tamamlamanız gereklidir. Bu sayede hem zamandan tasarruf eder hem de işletmenizi zora sokacak cezai yaptırımlardan uzak kalmış olursunuz.
e-Belge Uygulamalarında En Doğru Adres
Siz de basit bir arayüze sahip olan ve kullanımı oldukça basit olan NetKasam’ın e-belge çözümlerini tercih edebilirsiniz. Muhasebe bilgisi olmayan kimselerin dahi rahatlıkla işlem gerçekleştirebileceği e-belge çözümlerimiz anahtar teslim olarak sizlere sunulur. Dakikalar içerisinde e-belge kullanıcısı olmanıza olanak sağlayan çözümlerimiz finansal verilerinize her yerden ulaşabilmenize olanak sağlayan mobil uyumluluğu ile de ön plana çıkar. Müşteri hizmetleri imkanımız sayesinde de iş akış süreçlerinizi aksatmasınız. Tahsilatlarınızı hızlandırıp tasarruf etmenize olanak sağlayan e-belge çözümlerimiz sayesinde işlemlerinizi pratik bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
