Son dönemlerde birçok şirket ve işletme tarafından kullanılan uygulamalardan biri de E-Defter olarak karşımıza çıkıyor. Bu bağlamda çeşitli sektör çalışanlarının E–Defter uygulamasını ve nasıl bir işleve sahip olduğunu bilmesi önemlidir. Belirtmeliyiz ki E–Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında zorunlu olarak tutulması gereken bir süreci kapsar. Yevmiye ve büyük defterlerin dijital platformda tutulmasını sağlayan bir uygulama olarak da nitelendirebiliriz. Maliyeye elektronik imza ile berat verildiği sistemlerden biri olarak bizleri karşılar. Ayrıca E-Defter üzerinde kayıtlar standart bir formatta yani xml formatı üzerinden hazırlanıyor. Bu da oldukça kolay ve pratik bir kullanım olanağı sağlıyor.
Daha hızlı ve düzenli ilerleyen bir denetimin gerçekleştirilebilmesi açısından E–Defter uygulamasına geçilmiştir. Böylece kağıt ortamında defter tutmaya gerek kalmadan direkt olarak E–Defter formatı üzerinden kayıtları almaya devam etmek mümkün oluyor. Ancak bu süreçte fiziksel defterin kapanış tasdikinin verilmesi ve E–Defter başvurusunun yapılması önemlidir. Bu sayede sorunsuz bir şekilde E-Defter kullanımına geçiş sağlayabilirsiniz.
E–Defter Başvurusunda İzlenilecek Adımlar
Fiziksel defterden E–Defter sistemine geçerken belli başlı adımları uygulamanız yeterli olacaktır. Böylece kısa bir süre içerisinde işletmenizde direkt olarak E–Defter üzerinden çalışmalarınızı sürdürebilir ve kayıtlarınızı alabilirsiniz. Bu süreçte ilgili entegratör listesini incelemenizi öneririz. Dilerseniz Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mevzuatlar kısmına göz atarak da detaylı bilgilendirmeyi alabilirsiniz. Bu bölümde bulunan formu doldurarak sizden istenilen belgeleri temin etmeniz yeterlidir. Aşağıda sizlere maddeler halinde izlemeniz gereken adımları sıraladık.
- Mali Mühür veya Zaman Damgası almalısınız
- Uyumluluk onayı olan bir yazılım sahibi olmalısınız
- Mevcut programınızı E-Defter formatına göre güncellemeniz gerekiyor
- E- Defteri mükellef tutacaksa, Türkiye’de uygun arşivleme opsiyonunun belirlenmesi de önemli bir noktadır.
E–Defter Hangi İşletmeler İçin Zorunludur?
Oldukça kullanışlı ve düzenli denetim olanağı sunan E–Defter formatı çeşitli işletmeler için zorunlu hale geldi. Bu bağlamda yapılan açıklamalara göre 2020 yılı cirosu 5 milyon TL’yi aşan işletmeler 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri gerekiyordu. Bununla birlikte 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerektiği belirtiliyordu. Ancak yakın zamanda GİB tarafından yapılan yeni düzenleme ile bu durum biraz daha farklılaştı diyebiliriz. Yeni düzenleme ile ciro limitleri aşağıya çekildi ve e-faturaya geçmesi gereken sektörlerde daha fazla artış oldu.
GİB üzerinde yayınlanan 535 nolu VUK’la birlikte, 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL olan mükelleflerin e-fatura geçiş zorunluluğu öne sürüldü. Bu bağlamda birçok sektör alanındaki işletme ve firmalar da e-fatura ve e–defter kullanımına geçti. İlerleyen yıllarda ciro limitinin daha da aşağıya çekilebileceği de belirtilenler arasında yer alıyor.
E-Defterin Sağladığı Avantajlar Nasıldır?
Günümüz teknolojisiyle bağdaşan bir sistem formatı olarak E-Defter oldukça çeşitli avantajları bünyesinde bulunduruyor. Artık fiziksel defterler yerine işletmeler ve firmalar dijital platformda güvenli bir şekilde dosyalarını saklayabiliyor. Böylece işletmenizdeki önemli veri ve evrakların saklanmasını da sağlayabiliyorsunuz. Bununla birlikte sayfa sayısına göre kağıt bastırıp notere onaylatma gibi bir durum da bulunmaz. Aynı zamanda tamamen dijital platformda bu işlemlerin sürdürülmesi yazıcı ve mürekkep masrafınızın da ortadan kalkmasını sağlıyor.
Sağladığı tüm avantajlarının yanı sıra e–defter sayesinde arşivin maliyeti de ortadan kalkmış oluyor. Herhangi bir kağıt harcama durumu olmadığından da e–defter formatı oldukça çevreci ve doğayı korumayı destekleyen bir sistemdir. Tüm bunlarla birlikte e-defter ile hızlı ve düzenli bir sisteme geçiş yapabilirsiniz. Aynı zamanda baskı, arşivleme ve kağıtla ilgili uğraşılardan kurtularak zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilirsiniz.
E-Defter Formatına Geçenlerin Bilmesi Gereken Önemli Noktalar
Eğer siz, işletme veya firmanız kapsamında e–defter formatına geçiş yapıyorsanız bu bağlamda bilmeniz gereken bazı noktalar söz konusudur. Özellikle de mali mührün alınması bu süreçte oldukça önemli diyebiliriz. Aynı zamanda dönem arasında bir süreçte e-deftere geçiş yapıyorsanız, bu süreçte tutulan fiziksel defterlerin notere kapanış tasdiki alması için yollamanız gerekiyor. Yevmiye defteri ve defteri kebiri elektronik olarak tutabilmeniz de mümkündür.
