İş dünyasında teknolojinin sağladığı olanaklar sayesinde artık her şey daha kolay. Özellikle bulut tabanlı yeni nesil sistemler, online muhasebe altyapıları ve e-fatura entegrasyonları ile iş süreçlerinin yapısını değiştiren e-dönüşüm furyası, kurumsal yapıların dijital dönüşme adapte olmalarını da kolaylaştırıyor. Peki nedir bu e dönüşüm? İşletmelere ne gibi avantajlar sağlar ve hangi iş süreçlerinin dijital olarak takip edilmesine olanak verir.

Kısaca “e-dönüşüm nedir?” sorusuna; “öncesinde geleneksel yöntemlerle yürütülen iş yüklerinin bilgisayar ve internet tabanlı teknolojilerin kullanılarak tamamlanmasına olanak veren inovasyon dalgası” cevabı verilebilir. Bu noktada, e-dönüşüm sadece e-arşiv ve e-fatura gibi detaylardan ibaret değildir.

E-Dönüşümün Kapsamı ve Sağladığı Avantajlar

Yukarıda da belirlediğimiz üzere kapsamı oldukça geniş olan e-dönüşüm dijital teknolojilerin olanakları ile iş süreçlerinin kolaylaşmasına yardımcı olur. Bu doğrultuda e-dönüşüm ile dijital dönüşüm birbirleri ile karıştırılan kavramlar olmalarına karşın farklı alanlara odaklanırlar. Dijital dönüşüm internet teknolojileri vasıtasıyla hayatımıza tesir eden tüm yenilikleri kapsar. E-Dönüşüm ise daha çok işletmelerin bilgi aktarımı ile kurumsal ve yasal süreçlerini dijitale adapte etmelerine olanak veren bir terminolojidir. Faturalandırma, kredi kartı ekstre akışı, vergilendirme ile alakalı süreçler, arşivleme ve muhasebe yönetimi gibi süreçleri kapsayan e-dönüşüm; takibi geleneksel yöntemle zor olan süreçleri kolaylaştırır.

Şirketlerin E-Dönüşüm Uygulamaları Konusundaki Yasal Sorumlulukları

E-Dönüşüm mevzuatı olarak da adlandırılan kanun kapsamında, belirli koşulları karşılayan kurumsal şirketlerin uyum sağlaması gereken zorunlulukları ifade eder. Bu bağlamda Resmi Gazete’de 1 Ocak 2020 tarihinde yayımlanmış olan 511 No’lu Vergi Usul Kanunu gereğince firmalar e-dönüşüm uygulamalarını iş süreçlerine dahil etmekle yükümlüdürler. Özellikle e-fatura, e-defter ve e-arşiv gibi uygulamaları kullanma konusundaki yükümlülükleri kapsayan bu kanun; işletmelerin e-dönüşüme adapte olmalarını da kolaylaştırır. Bunun yanı sıra özellikle faturalandırma ve ödeme takibi konusunda vergi mükellefi olan tarafların vergilendirme ile alakalı sorumluluklarını da daha kolay bir şekilde yerine getirmelerine de yardımcı olur. Özellikle e-fatura kullanımı konusundaki zorunluluğu yerine getirmeyen firmalar için cezai yaptırım durumu söz konusu olabilmektedir.

Öne Çıkan E-Dönüşüm Uygulamaları

Yasal zorunlulukları gereği firmaların en çok araştırdıkları ve uyum sağladıkları e-fatura, e-irsaliye gibi uygulamalar; muhasebe süreçlerinin dijitalleşmesine yardımcı olan araçlar olarak öne çıkarlar. E-fatura uygulaması; ödeme akışlarının ve fatura süreçlerinin internet üzerinden gönderilip alınmasına yardımcı olan bir teknoloji olarak tanımlanır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen bir ekosistem olan e-fatura uygulaması; işletmelere fiziksel dokümanlara gerek olmaksızın fatura akışlarını takip edebilme imkanı verir.

Bir diğer başlık olan e-arşiv ise gerekli mercilere ibraz edilmek zorunda olan faturanın Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca dijital ortamlarda saklanmasını sağlar. E-Dönüşüm uygulamaları kapsamındaki bir diğer önemli başlık olan e-defter, kurumsal yapıların maliye süreçleri ile alakalı tuttukları yevmiye ve büyük defter kayıtlarını dijital ortama taşıyan bir uygulama olarak öne çıkar. Genel olarak tüm e-dönüşüm uygulamaları firmaların dijital teknolojileri kullanmalarını gerektirir, dolayısıyla iş süreçlerinde firmalara büyük kolaylıklar sağlar.