E-fatura ve e-arşiv fatura ile dijital ortama taşınan faturalama sistemine bir de e-irsaliye eklenmiştir.     E-irsaliye, kâğıt olarak düzenlenen irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahip ve dijital ortamda düzenlenmiş şeklidir. Firmalar ürün sevki sırasında karşı tarafa ürünleri kâğıt sevk irsaliyeleri ile gönderirler. E-irsaliyeye geçiş yapan firmalar ise sevk irsaliyesini dijital ortamda oluşturarak karşı tarafa gönderirler. Sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi olarak iki çeşidi bulunan irsaliyenin sadece sevk irsaliyesi e-irsaliye olarak düzenlenebilecektir. Taşıma irsaliyesi yine eskisi gibi araçlarda kâğıt irsaliye olarak bulunmaya devam edecektir. Düzenlenen e-irsaliyenin saklanma süresi 10 yıldır. E-irsaliye uygulamasında alıcılar ürünü teslim aldıklarında GİB sistemi üzerinden geri dönüş yaparak kabul ya da ret işlemlerini gerçekleştirirler. Bunun yanı sıra iade, kısmi kabul veya çeşitli aksaklıkları da satıcıya bildirirler. E-irsaliye uygulaması aynen e-fatura sisteminde olduğu gibi sisteme dâhil olan kullanıcılar arasında düzenlenebilmektedir. Mali mühür ile onaylanan e-irsaliye, satıcı tarafından GİB’e iletildikten sonra kontrol edilir ve elektronik ortamda alıcıya iletilir.

E-İrsaliyeye Kimler Geçmek Zorundadır?

Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre e-fatura kullanan tüm firmalar 1 Ocak 2019 tarihine kadar e-irsaliye sistemine geçmek zorundadır. Bu tarihe kadar sisteme dâhil olmayan mükellefler GİB tarafından otomatik olarak sisteme geçiş yapılacaktır. Bunun yanı sıra şahıs firmaları ile sermaye firmaları gönüllü olarak istedikleri zaman e-irsaliye sistemine geçiş yapabilirler.

E-İrsaliyenin Avantajları

• E-irsaliye ile kâğıt israfı önlenir, zaman ve personelden tasarruf sağlanır,
• Kâğıt irsaliyenin hazırlanmasından, basılması, onaylanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi için yapılan masraflar, e-irsaliye uygulaması ile minimum seviyelere iner,
• Elektronik ortamda aktarılan e-irsaliye ile satıcı ve alıcı arasındaki iletişim daha kolay ve hızlı bir şekilde sağlanacaktır,
• Geçmişte kesilmiş olan irsaliyelere elektronik ortam üzerinden ulaşmak hem daha hızlı hem de daha pratik olmaktadır,
• Oluşturulan tüm e-irsaliyeler 10 yıl boyunca arşivlenmek zorundadır. E-irsaliye ile kâğıt irsaliyelerin arşivlenmesi için harcanan zamandan tasarruf sağlanır,
• Şirketlerin muhasebe sistemlerine kolaylıkla entegre edilebildiğinden para sirkülasyonu artar. Raporlama için de kolaylık sağlanır,
• Ayrıca çevre dostudur ve kâğıt israfını engelleyerek binlerce ağacın kurtulmasını sağlar.

E-İrsaliye Nasıl Kullanılır?

E-irsaliye, kâğıt irsaliye ile aynı görevi üstlenirken daha hızlı, daha pratik ve daha ucuzdur. E-irsaliyeye geçiş süreci üçe ayrılır.

• GİB portal; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan GİB portalı üzerinde yer alan e-irsaliye uygulamasın ait tüm fonksiyonlar bu portal üzerinde yer alır. İşletmeler bu portal üzerinden e-irsaliyeye geçiş yapabilirler. Portal üzerinde sadece temel fonksiyonlar yer aldığı için ihtiyaçlara uygun şekilde geliştirilmesi mümkün değildir. Bu nedenle işletmelerin GİB portalını tercih etmelerini güçleştirir.
• Entegrasyon; işletmeler, e-irsaliye uygulamasını kullanmak için kendi yazılımlarını geliştirebilirler. Ancak, bunun için yazılım, teknik altyapı ve teknik bilgiye sahip personel gibi ek masraflar ortaya çıkar ve bu da maliyetlerin artmasına neden olur. İşletmeler, kendi yazılımları ya da GİB portalı üzerinden sisteme dâhil olmak istemeleri durumunda, GİB sayfasında yer alan e-irsaliye başvuru kılavuzunu inceleyerek gerekli şartları yerine getirmelidirler.
• Özel Entegrasyon; özellikle bu iş için kurulmuş olan ve GİB tarafından onaylı özel entegratörler, kendi yazılımlarını, altyapılarını ve personellerini kullandıkları için, işletmenin herhangi bir yatırım maliyetine katlanmasına gerek yoktur. İşletmeler bu entegratörlerin sağlamış olduğu uygulamaları kullanabilirler. Ayrıca, özel entegratörler vasıtasıyla sisteme dâhil olanların GİB ’e başvuruda bulunmasına gerek yoktur.

E-İrsaliye Üzerinde Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler Nelerdir?

E-irsaliye, elektronik ortamda oluşturulmaktadır ve bu irsaliyenin üzerinde bulunmasın gereken zorunlu bilgiler vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir.

• E-irsaliyeyi düzenleyen firmaya ait bilgiler,
• E-irsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası,
• E-irsaliyenin gönderileceği alıcı bilgileri ve adresi ya da teslimat adresi farklı ise o adrese ait bilgiler,
• Taşınan malın türü ve miktarı,
• Ürünlerin fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı,

E-irsaliye üzerinde bulunması gereken zorunlu bilgiler olduğu gibi, firmalar kendi ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilirler.

E-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

E-irsaliye gönderebilmek için hem alıcının hem de satıcının sisteme kayıtlı olması gerekir. Taraflardan biri sisteme kayıtlı değilse e-irsaliye gönderimi yapılamaz. Bu durumda e-arşiv ya da kâğıt olarak irsaliye gönderilebilir. Ayrıca, e-irsaliye göndermeden önce e-fatura düzenlenip gönderilmelidir. E-faturanın gönderilemediği durumlarda e-irsaliye gönderimi de yapılamaz.