Fatura ticari hayatın en önemli belgelerinden biridir. Alıcılar ve satıcıların sıklıkla kullandığı bu belgenin neden kesildiğini hiç merak ettiniz mi? Bu yazımızda sizlere “Nasıl fatura kesilir? Fatura kesilirken nelere dikkat edilmelidir?” gibi soruların cevaplarını vereceğiz.

Fatura, satışı yapılan bir ürün ya da hizmeti ve karşılığında ödenen miktarı gösteren resmi bir belgedir. Alıcının ödeme yaptığını resmi kayıtlara geçirmesi bakımından önemlidir. İşletmeler arasında fatura kesmek için farklı yöntemler kullanılabilir. Hangi yöntemin seçileceği işletmenin büyüklüğüne ya da faturanın kesilme amacına bağlı olarak değişecektir.

Fatura Kesme Yöntemleri

1)    Elle Fatura Kesme

Fatura kesme yöntemleri içerisinde en eskisi elle fatura kesmektir. Bu geleneksel yöntemi kullanmak isteyen bir firma maliyenin belirlediği şekilde bir fatura formatına sahip olmalıdır. Bu format matbaaya giderek bastırılabilir. Ancak matbaaya bir takım belgelerin iletilmesi gerekir. Bunlar;

• Vergi levhası,
• Yoklama tutanağı veya KDV beyannamesi tahakkuk fişi,
• İmza sirküleri ve
• Ticaret sicil gazetesidir.

2)    Nokta Vuruşlu Yazıcıyla Fatura Kesme

Eskiden beri kullanılan bir yöntem olarak karşımıza çıkan bu yöntem, diğer yazıcı tiplerine göre daha uygun maliyetli olduğu için tercih edilmektedir. Önceden hazırlanan üzerinde firmanın logosunun ve fatura numarasının olduğu hazır bir taslak koyularak yazdırma yapılabilir. Yöntemin en büyük dezavantajı yazıcının sesli çalışmasıdır.

3)    Lazer ve Mürekkep Püskürtmeli Yazıcıyla Fatura Kesme

Bir önceki yönteme çok benzese de ona göre daha hızlı ve hatasızdır. Günümüzde bazı firmalar bu yöntemi kulansa da birçok firma daha modern ve yeni yöntemler kullanmayı tercih etmektedir.

4)    Bir Yazılım Aracılığıyla Fatura Kesme

Gün içerisinde çok sayıda fatura kesen firmaların bu işlemi hızlı ve hatasız bir şekilde yapması gerekir. Bunun için yazılım kullanarak kolaylıkla fatura kesebilirsiniz. Eski ve nispeten daha zor olan yöntemleri bırakmanız zamandan kazanmanıza yardımcı olacaktır. E-faturaya geçiş yaparak kağıt israfının da önüne geçmiş olursunuz. Ayrıca yeniliklere ayak uydurduğunuz için müşterilerinizin gözünde daha iyi bir imajınız olur.

Fatura Üzerinde Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

Faturaların resmi olarak geçerli olması için üzerinde bir takım bilgilerin bulunması ve eksiksiz bir şekilde doldurulması istenir. Bu bilgiler şunlardır;

• Faturanın ne zaman düzenlendiği, kaçıncı fatura olduğu ve seri numarası,
• Faturayı düzenleyen firmanın tam ticaret unvanı,
• Firma adresi, hangi vergi dairesine bağlı olduğu ve hesap numarası,
• Alışverişi yapan müşterinin ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi bilgileri,
• Satılan ürün ya hizmetin adı, miktarı, KDV oranı ve toplam tutar,
• Satışı yapılan ürünlerin ne zaman teslim edildiği ve irsaliye numarası,
• Satışı gerçekleştiren firmanın kaşesi ya da muhasebecinin imzasıdır.

Fatura ürünler ya da hizmet satıldıktan sonraki 7 iş günü içerisinde kesilmelidir. Bu süreye faturanın kesilmesi gereken gün dâhil değildir. 2021 yılına göre fatura düzenleme sınırı 1500 TL olarak belirlenmiştir.

Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Alıcı ve satıcı arasında gerçekleşen ticaretin resmiyete dökülmesi için ürünü satan firma tarafından fatura düzenlenir. Alıcılar satıcı firmadan fatura istemek zorundadır. Satıcı firma fatura keserken şunlara dikkat etmelidir;

• Fatura üzerinde yer alan numara ve firma adı gibi bilgilerin doğru olması gerekir. Seri numarası yanlış olan faturalar geçersiz olacaktır.
• Faturanın satış gerçekleştikten sonraki 7 gün içerisinde kesilmesi gerekir.
• Fatura şablonunu basacak olan matbaa Maliye ile anlaşmalı olmalıdır.
• Faturanın aslı ve sureti olmak üzere iki nüshadan oluşması gerekir. Bunlardan biri müşteriye verilirken diğeri satış yapan firmaya kalır.
• Fatura basıldıktan sonra yanlış yazılan bir bilgi olursa karalanmamalıdır. Bunun yerine temiz bir çizgi çekilerek doğrusu yazılıp, aslı gibidir denebilir. Hata düzeltilemeyecek gibiyse fatura iptal edilebilir. Ancak iptal edilen fatura atılmamalı, saklanmalıdır.
• Fatura yırtılırsa ya da parçalanırsa birleştirilerek bir dosya içerisinde saklanmalıdır.
• Eğer müşteri faturadaki ürünleri satın aldıktan sonra ödeme yaptıysa fatura üzerinde “ödendi” yazarak belirtilmelidir.
• Fatura elle yazılmamalı, mürekkep ya da makine ile doldurulmalıdır. Bu sayede yazılar silinmeden uzun süre kullanılabilir.

Fatura kesmeyen firmalar ceza ödemek zorundadır. 2021 yılı için belirlenen ceza miktarı fatura bedelinin %10’udur. Asgari ceza tutarı ise fatura bedeli önemsenmeksizin 380 Türk Lirası, üst ceza sınırı ise 190 bin Türk Lirasıdır.