İşletme defteri ticaret hukukunun konusu olan bir konudur. Tacir kişilerin tutmakla yükümlü olduğu defterdir. Tacir kişi kimdir sorusuna ise hemen cevap verelim. Bir ticari işletmeyi kısmen de olsa kendi adına işleten kimsedir. Ticaret hukukunda tacirler için düzenlenmiş bir sürü hüküm vardır. İşletme defteri tutma yükümlülüğü de bunlardan birisidir.

Bu yazımızın devamında tacirlerin tutmakla yükümlü olduğu işletme defterleri hakkında birçok bilgiyi paylaşacağız. Tacir olmak isteyen bir kimseyi hangi yükümlülükler bekliyor sorularına cevap bulacağız.

İşletme defteri tutmakla yükümlü kişiler kimlerdir?

İşletme defterini esas olarak tacirler tutmaktadır. Tacir ve tacir olma hükümleri ticaret hukuku içerisinde yer alır. Ancak Vergi Usul Kanunu tacirleri birinci ve ikinci sınıf olmak üzere ikiye ayırmıştır. Bu kanuna göre birinci sınıf tacirler bilanço hesabının kaydını tutar. İkinci sınıf tacirler ise işletme defteri tutar. İşletme defteri tek taraflı kaydolarak tutulur. Giderler ve gelirler defterlerin farklı sayfalarına yazılır.

Oluşacak herhangi bir uyuşmazlıkta tacirin tek taraflı olarak tuttuğu bu defterler delil olarak kullanılır. Ancak bu şekilde delil olması için defterlerin doğru ve düzgün şekilde tutulması esastır.

İşletme defteri dijital olarak tutulur mu?

İşletme defteri tutmak da muhasebe işlemleri arasında sayılabilir. Eski zamanlarda bu defterler fiziki olarak tutulmaktaydı. Anca güncel ticari hayatta elektronik olarak tutulabilir. Pek çok belgenin elektronik ortamda oluşturulması gibi işletme defteri de mümkündür. Bu değişiklik 2019 yılında yapılmıştır. 2019 yılından sonra başvuru yapan ilgililer işletme defterini elektronik olarak tutabilirler. Ancak başvuruların tebliğde belirtilen süreleri vardır. Bu sürelere uyulması şarttır. Sürelere uyulmadan yapılan başvurular olumlu değerlendirilmez.

İşletme defterine kayıtlar ne zaman işlenir?

Elektronik ortamda dijital olarak tutulan işletme defterine kayıtlar en son ilgili ayın KDV beyannamesi verilmesi gereken güne kadar işlenir. Bu süre aşılmaz. Takvim yılının son ayına ait kayıtlar o yılın Gelir Vergisi beyannamesi verilmesi gereken son güne kadar işlenir. Son günde belirtilen saat sınırlaması ise 23:59’dur.

Bu sistemi kullanan mükellefler artık harici olarak fiziki kayıt tutamazlar. Yani matbu olarak basılmış işletme defteri tutamazlar. Eğer tutarlarsa da bu defteri ibraz ettiklerinde ilgili kayıtlar hiç tutulmamış sayılır.

İşletme defterine hangi kayıtlar işlenir?

İşletme defterine ticari işletmeye ait her bilgi yazılmaz. Yazılması gereken belli hususlar vardır. Bu kayıtların neler olduğu ise aşağıda yazmaktadır;

• Gelir-giderler
• Mal veya ürün alım satımları
• Amortismanlar

Bu kayıtlar arasında özellikle giderler kısmına birçok kalem eklenebilir. İşletmeye ait hemen hemen bir sürü gider eklenebilir. İş yeri kirası, personel giderleri, iş yerinin günlük kullanımdaki giderleri, elektrik-doğalgaz-su fatura ödemeleri gibi birçok gider eklenebilir.

Alınıp satılan her türlü mal veya ürün de ilgili sütunlara kaydedilmelidir. Bu mallardan bir envanter oluşturulur. Bu kayıtların tutulması dönem yılı sonunda KDV hesaplanırken önem arz eder. Eğer işletmenin giderleri fazlaysa gelirleri karşılıyorsa mükellefin KDV oranı da o kadar düşer.

İşletme defteri nasıl tutulur?

İşletme defteri tutmanın belli bir usulü vardır. Bu usule uygun olarak tutulmayan defterler dikkate alınmaz. Aynı şekilde kayıtlar da usule uygun yazılmalıdır. Usule uygun yazılmayan kayıtlar da dikkate alınmaz.

Defterin sol tarafına giderler sağ tarafına da gelirler yazılır.

Gelirler başlığının altına işletmenin kazançları, elde ettiği karlar yazılır. Giderler bölümüne de işletmeye ait tüm giderler eklenir. Her kalemin rakamsal olarak karşılığı yazılmalıdır. Yıl sonunda gelirler ve giderler toplanır. Arada çıkan farka göre KDV belirlemesi yapılır.

İşletme defterinin ne şekilde tutulması gerektiğini daha detaylı öğrenmek isterseniz bir ön muhasebe bürosundan danışmanlık alabilirsiniz. Bu hesapları yapmak asıl olarak muhasebecilerin görevidir.

Son Olarak

İşletme defteri ister fiziksel olarak ister elektronik olarak tutulsun uyulması gereken belli kurallar vardır. Bu kuralların dışında işletme defteri tutulmaz. Tutulsa dahi vergi inceleme memurları tarafından dikkate alınmaz.

İşletme defterinde bulunan kayıtlar ay sonlarında ve yıl sonlarında önem kazanır. İşletmeye ait KDV belirlemeleri bu defterdeki kayıtlara göre yapılır. Defter elektronik ortamda tutulursa daha sağlıklı sonuç verebilir. Elektronik ortamda bulunan veriler kaybolmazlar. Bu sebeple daha güvenilir sonuçlar doğurabilir. Siz de işletme defterini dijital olarak tutmak isterseniz ilgili başvuruyu yapabilirsiniz.