İstediğiniz firmayı nihayet kurdunuz, artık kendi işinizin patronu oldunuz. O zaman işinizin en önemli aşamalarından biri olan ön muhasebeye dair bilgi sahibi olmanızın da zamanı geldi. Bu yazımızda cari hesap takibinden stok durumuna kadarki tüm işlemleri içerisinde barındıran ön muhasebe kavramını ele alıyoruz. Ön muhasebe nedir ve nasıl yapılır sorularına yanıt bulmak için okumaya devam edebilirsin.
Ön Muhasebe Nedir?
Ön muhasebe bir firmanın finansal işlemlerinin düzgün bir şekilde işlemesi için kaydedilmesi işlemlerini kapsar. İşletmenin büyüklüğüne göre iş yükü çok yoğun olabilir. Bu departmana bakan kişiler firmanın kasa, çek, banka ya da irsaliye gibi mali kayıtlarının yanı sıra stok takibi gibi detaylarla da ilgilenir. Zaman zaman yapılan depo sayımlarıyla muhasebe departmanının kayıtlarının doğruluğu kontrol edilir. İçerisinde pek çok farklı detay barındırdığı için çalışmaların son derece titizlik içerisinde yürütülmesi gerekir. Karışıklık yaşanmaması için kayıtların sistematik tutulması önemlidir.
Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?
Ön muhasebenin nasıl yapılacağı firmalar arasında merak konusudur. Bu konuda pratik olunması firmadaki işleyişin de iyi olmasını sağlayacaktır.
Geleneksel Yöntemden Sıyrılamayanlar Defter Tutar
Her firmanın ön muhasebe kayıtlarını tutma şekli faklıdır. Bazı firmalar en eski yöntemlerden biri olan defter tutmayı tercih eder. Az sayıda ürün satışı yapan bakkal gibi yerler için bu yöntem kullanılabilir olsa da orta ölçekli ve büyük firmalar için böyle bir yöntemi kullanmak sadece karmaşaya neden olacaktır.
Excel Kullanarak Ön Muhasebe Tutulabilir
Ön muhasebe yapmak için diğer yöntem ise Excel kullanmaktır. Excel’e girilecek veri sayısı arttıkça tablo oluşturmanız hatta formül kullanmanız gerekebilir. Bunun için muhasebede çalışacak kişi temel düzeyde Excel kullanmayı bilmelidir. Aksi taktirde verilerin girilmesi ve düzenlemesi saatler hatta günler sürebilir. Bu yöntemi kullanırken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta yedekleme yapmak olmalıdır. Bilgisayarın bozulması ya da çalınması ihtimaline karşı Google Drive üzerinden anlık olarak yedekleme yapabilirsiniz. Böylece bilgisayar olmasa bile verilerinize ulaşabilirsiniz. Bu yöntemin en büyük dezavantajı çok sayıda veriyle çalışıldığında karmaşık hale gelmesidir. Yeni veriler eklemeniz gerektikçe çalışma sayfası açmanız dosyanın zamanla yavaşlamasına neden olacaktır. Ayrıca geçmiş işlemlerinize ulaşmak istediğinizde bulmanız da zor olacaktır.
Düzenli ve Pratik Çalışmanın Yolu Ön Muhasebe Yazılımlarından Geçer
Excel’in tüm bu olumsuz yönleri sizi üzmesin. Ön muhasebe yazılımı kullanarak düzenli bir çalışma gerçekleştirebilirsiniz. Bunun için ön muhasebe yazılımları konusunda deneyimli bir firma bulmalısınız. Başlangıçta yazılım için lisans ve danışmanlık ücreti ödemeniz gerekebilir. Ancak uzun vadede vereceğiniz ücrete değdiğini göreceksiniz.
Online Ön Muhasebe Yazılımları Ne İşe Yarar?
Günümüzde pek çok firma online ön muhasebe yazılımlarını tercih ediyor. Bunun nedeni ise yazılımın zamandan tasarruf etmeyi sağlaması. Finansal yönetiminin kolaylıkla ilerlemesini, vergi konusunda ceza almamayı isteyen firmalar için bu yazılımlar oldukça kurtarıcı oluyor. Özellikle E-Ticaret yapan firmalar ve Youtube üzerinden para kazanan vergi mükellefleri bu yazılımlar sayesinde fazla zaman harcamadan muhasebe işlemlerini gerçekleştiriyorlar. Kalan zamanlarını da yeni işler yapmak ve hedeflerine ulaşmak için kullanıyorlar.
Ön Muhasebe Tutarken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Ön muhasebe tutarken dikkat edilmesi gereken en önemli şey düzenli olmaktır. Harcama ve gider evrakları günlük olarak programa kaydedilmelidir. Kesilen faturaların bir kopyası koçanda kalsa da bir kopyası ayrı bir klasör içerisinde saklanmalıdır. Firmalar arasında yapılan sözleşmelerin damga vergisi olup olmadığına bakılmalı, klasör içerisinde tutulmalıdır.
Firmaya dair imza sirküleri, firma sahiplerinin kimlik bilgileri ve sigorta poliçeleri gibi önemli evraklar herhangi bir durumda kanıt olarak sunulabilmesi için ayrı bir klasör içerisine koyulmalıdır. Firmada çalışmakta olan, işe yeni giren ya da işten çıkan kişilerin özlük bilgileri, sözleşmeleri ve işten ayrılma evrakları ayrı ayrı takip ediliyor olmalıdır. Arşivleme konusu son derece önemlidir. Resmi Ticaret Kanunu gereğince evrakların 10 yıl süreyle, Vergi Kanuna göreyse 5 yıl boyunca saklanması zorunlu kılınmıştır. Bunun için sistematik bir şekilde belgeler yıllarına göre saklanmalıdır.
Online ön muhasebe yapılacaksa bunların dert edilmesine gerek yoktur. Yazılım sayesinde kanunen gereken tüm düzenlemeler sizin adınıza yapılacaktır. Sistem sayesinde defterinizin kaybolması ya da Excel tablolarınızın çökmesi gibi sıkıntılar da yaşanmayacaktır.
