Online alışverişe olan talebin artması muhasebe programlarının da değişim içerisinde girmesine neden olmuştur. Geleneksel yöntemlerle tutulan muhasebe artık online platformlardan yapılmaktadır. Buna göre faturalar bile E-fatura olarak hazırlanmaya başlamıştır. Siz de online bir sisteme geçmek istiyorsanız belirli kriterlere dikkat ederek iyi bir program satın alabilirsiniz.
Farklı Opsiyonlara Sahip Olmalı
Online ön muhasebe programlarının farklı durumlar için çözüm sunması önemlidir. Birçok muhasebe programı fatura kesme ve tahsilat yapma işlemlerini yapmaktadır. Ancak iş hayatı içerisinde bundan çok daha fazlasına ihtiyaç vardır. Örneğin program müşterilerden aldığınız çekleri kaydetmenizi sağlayabilir. Ancak çeki başka bir cariye verirseniz ne yapacaksınız? Böyle bir durumu programda gösteremiyorsanız excel dosyalarıyla uğraşmanız gerekir. Farklı opsiyonlara sahip bir program satın alırsanız işleyiş sırasında size kolaylık sağlayacaktır.
Destek Hizmeti Kaliteli Olmalı
Online ön muhasebe programınızı kullandığınız sırada nasıl kullanacağınızı bilemediğiniz noktalar olabilir. Bu durumda müşteri hizmetlerine ihtiyacınız olacaktır. Online ön muhasebe programı satın alırken destek hizmeti vermesine dikkat ediniz. Online canlı destek sunan bir firma zor zamanlarınızda yanınızda olacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken verilen desteğin kalitesidir. İyi bir destek merkezi etkili ve yerinde çözümler sunacaktır. Bu da ancak deneyimli personeller çalıştırmakla mümkün olur. Bunlara ek olarak e-postalarınıza ve telefon aramalarınıza hızlıca cevap alıp alamayacağınızı da kontrol etmelisiniz. Programı satın almadan önce firmayı arayarak aklınıza takılan soruları sorabilirsiniz. Tatmin edici cevaplar alıyorsanız işinizi geliştirmek için gereken desteğe sahipsiniz demektir.
Program Eğitimleri Ömür Boyu Devam Etmeli
Muhasebe programları temelde aynı mantık üzerine kurulu olsa da he programın kullanımı farklıdır. Bu nedenle kurulum sonrasında bir takım eğitimler almanız gerekir. Programın dinamiklerini açık ve anlaşılır şekilde anlatan bir firma seçmelisiniz. Sadece o an çalışan personelleriniz için değil daha sonraki yeni personelleriniz için de eğitim verileceğinden emin olmalısınız. Online muhasebe programları için verilecek eğitimleri genellikle uygulamayı geliştiren kişiler verir. Bu durum merak ettiklerinize en iyi şekilde cevap almanızı sağlar.
Size Özel Ayarlamalar Yapılmalı
Muhasebe programı aynı olsa da her firmanın iş yapma şekli farklıdır. Programı satın alacağınız firma size uygun iyileştirmeler yapmaya sıcak bakmalıdır. Programdan daha iyi verim almak için fikirleriniz varsa satıcı bunları dikkate almalıdır. Bunun yanı sıra program zaman zaman yapılacak güncelleştirmelere uygun olmalıdır. Sadece bilgisayarınızdaki program değil mobil uygulamaların güncellenmesi sırasında herhangi bir sorun olmamalıdır.
Mobil Uygulamaya Sahip Olmalı
Online ön muhasebe programları istenilen yerden istenilen zamanda ulaşılabilir olmasıyla dikkat çekmektedir. Ancak her zaman arama motorundan sisteme girmeniz zor olabilir. Bunun için mobil uygulamanın olması pratiklik sağlayacaktır. Program seçimi sırasında mobil uygulamasının olup olmadığına mutlaka bakmalısınız. Mobil uygulama kullanmanız size birçok avantaj sağlayacaktır. Uygulama sayesinde müşterilerinizin cari ekstrelerini her an görüntüleyebilir, mail olarak atabilirsiniz.
Yetkilendirmeler Yönetilebilir Olmalı
Online ön muhasebe içerisinde stoktan müşteri hesaplarına kadar pek çok farklı bölüm yer alır. Bölümler tüm kullanıcılara açıldığında herkes istediği veriyi silip düzenleyebilir. Bu da hesaplarınızda yanlışlıklar olmasına neden olabilir. Bu nedenle çalışanların görecekleri ve düzenleme yapacakları bölümlerin iyi bir şekilde yönetilmesi gerekir. Örneğin tüm kullanıcılar cari hesapları görsün ancak sadece muhasebe kullanıcısı üzerinde değişiklik yapabilsin diyebilirsiniz. Bu şekilde çalışanların maaşlarını da her kullanıcının görmesine izin vermemenizi tavsiye ederiz.
Güvenilir Bir Program Olmalı
Tüm mali işlemlerinizi yükleyeceğiniz için programın güvenilir olması en önemli noktalardan biridir. Bundan dolayı IP, erişim zaman aralığı ve hesap geçerlilik tarihi gibi kısıtlamalar oluşturabilmeniz gerekir. Bu sayede siz programa istediğiniz her yerden ulaşabilirken çalışanların belirli IP’ler üzerinden ulaşmasına izin verebilirsiniz. Ayrıca saat kısıtlaması yaparak mesai dışında verilerinizi koruyabilirsiniz. Böyle bir sisteme sahip olmanız izlenebilirlik de sağlayacaktır. Herhangi olumsuz bir durum olduğunda değişikliğin ne zaman ve kim tarafından yapıldığını tespit edebilirsiniz.
Farklı Pazaryerlerine Entegre Olmalı
Bu seçenek farklı pazaryerlerinde ürün satan müşteriler için geçerlidir. Online ön muhasebe programının pazaryerlerine entegre olması işinizi kolaylaştıracaktır. Gün içerisinde çok sayıda satış yapıyorsanız her biri için manuel muhasebe kaydı tutmanız zor olacaktır. Entegre bir programla kısa sürede gereken belgeleri hazırlayabilir, iş yükünüzü azaltabilirsiniz.
