Kelime anlamı olarak ön fatura anlamına gelen proforma fatura, herhangi bir mali yükümlülük taşımayan teklif niteliği taşıyan bir faturadır. Genellikle satış öncesi hazırlanır ve müşteriye sunulur. Bu belge, genel olarak faturanın kesilmeden önceki son halini ve detaylarını gösterir. Zorunlu olmamakla beraber bazı bankacılık ve ihracat işlemlerinde sık kullanılan bir faturadır. Yurtiçi satışlarda da bu faturayı hazırlamak, satıcının işine gösterdiği ciddiyeti belirler. İhracat ya da yurtiçi satışlarda alıcılar proforma fatura isteyebilir. Müşterinin bu faturayı istemesindeki amaç, satıcının faturayı nasıl keseceği, ödeme, şekli, teslimat şekli, miktar ve diğer ayrıntıları yazılı olarak istemesidir. Hazırlanan belgede her şeyin eksiksiz ve doğru olarak yer alması satıcının işine ne kadar hâkim olduğunu gösterir. Alıcıya gönderilen proforma fatura, alıcı tarafından kaşelenip onaylandıktan sonra satışı kabul ettiği anlamına gelir. Proforma fatura alıcı ve satıcı arasında kolaylık sağlayan bir faturadır. Alıcı ve satıcı arasındaki alım-satımdan kaynaklı konuşulan her şey yazıya dökülmüş olur ve kesilecek olan faturada yapılabilecek olan hataların önüne geçilmiş olur.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Genellikle Excel üzerinden hazırlanan proforma faturanın sağ üst kısmına tarih ve proforma numarası yazılır. Sol üst tarafa ise alıcı ve satıcı bilgileri yazılır. Faturanın orta kısmında malların detaylı listesi bulunur. Bunun altında adet, teslimat ve ödeme şekli gibi bilgiler yer alır. Antetli kâğıda yazılması karşı tarafa daha fazla güven duygusu aşılar. Bir proforma faturada olması gerekenler aşağıdaki gibidir.
- Satıcı firmanın unvanı, açık adresi, telefon ve fax bilgileri,
- Alıcı firmanın unvanı, açık adresi, telefon ve fax bilgileri,
- Ürünlerin kodları ve özellikleri,
- Ürünlerin adetleri ve birim fiyatları,
- Ürünlerin paketlenme şekli,
- Ürünlerin toplam bedeli,
- Faturanın ödeme şekli,
- Ürünlerin teslim şekli,
- Ürünlerin görseli,
- İhracatçının IBAN ve Swift kodu gibi banka bilgileri,
- Hangi limandan ve ne zaman yükleneceği,
- Hangi limana gideceği ve varış zamanı,
Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?
Ticari hayatta birçok satış yöntemi ile karşılaşılmaktadır. Müşterilere iyi ürün ve hizmet sunmanın yanı sıra, müşterinin anlayacağı şekil ve şartlarda anlaşmanın yapılması için bazı belgeler düzenlenmektedir. Teklif, fatura, sözleşme ve fatura gibi belgeler bunlara örnektir. Satış işlemlerinde fatura benzeri bazı belgeler yer almaktadır. Bunlardan biri de proforma faturadır. Ticari mektup niteliği taşıyan proforma fatura, bir mal ya da hizmetin hangi şartlarda ve ne kadar bedelle satılabileceğini gösteren bir tekliftir. Vergi kanunlarında proforma fatura ile ilgili bir hüküm bulunmamaktadır ve damga vergisine tabi değildir. Fatura, satılan bir ürün veya hizmet karşılığı alıcının borçlandığı bedeli göstermek için satıcı tarafından alıcıya verilen bir belgedir. Fatura ile proforma fatura burada birbirinden ayrılmaktadır. Çünkü fatura düzenlendiğinde bir mal ya da hizmet satılmış olur. Proforma fatura ise mal ya da hizmetin hangi şartlarda satılacağını gösteren teklif niteliğinde bir faturadır. Proforma faturanın konusu olmaz iken, ticari faturanın muhasebe kaydı olmaktadır. Dolayısı ile proforma fatura Maliye Bakanlığı tarafından düzenlenen belge basımı ile ilgili usullere tabi değildir. Proforma fatura, satılacak olan ürün ve hizmet ve satış koşulları ile ilgili alıcıyı bilgilendirmek için düzenlenen bir faturadır. Üzerinde proforma fatura ibaresi mutlaka bulunması gereken bu belge, şekil olarak ticari faturaya benzer ancak bu belgeyi bir ön anlaşma olarak değerlendirmek gerekir. Proforma faturalar zorunlu belgeler değildir ve isteğe bağı olarak düzenlenir.
Proforma Fatura Nerelerde Kullanılır?
Özellikle alım işlemi yapılacak olan durumlarda herhangi bir izin ve peşinat alınacağı durumlarda proforma fatura kullanılır. Genellikle ihracat ve ithalat işlemlerinde kullanılan proforma fatura, işlemlerin daha hızlı bir şekilde gerçekleşmesini sağlamaktadır. İthalatçı tarafından ihracatçıya teklif olarak bu fatura verilir. Bunun yanı sıra ithalatçı ile ihracatçı arasında bir anlaşma söz konusu ise, ürün sevkiyatı öncesi bu fatura kullanılır. İthalatçı, ihracatçının düzenlediği bu faturaya onay verdiği takdirde faturada yazan tüm koşulları kabul etmiş olur. Miktar bilgisi, fiyat ve teslim tarihi belirlenmiş süre içerisinde beyan edilmesi gerekir. En son olarak proforma faturadaki her şeyin onaylanması ve her iki tarafın anlaşması durumunda, bu fatura ticari faturaya dönüştürülür.
