Sektörde teklif faturası olarak da bilinen de proforma fatura, mali yükümlülüğü bulunmayan faturalardır. Vergi hukukunda ve ticaret hukukunda herhangi bir düzenlemesi bulunmayan proforma fatura, firmaların kendi gereksinimlerine uygun bir şekilde düzenleyebileceği bir fatura türüdür. Uluslararası satış sözleşmesi olarak da nitelendirilen bu belge türü, dış ticarette sıklıkla kullanılır. Ön fatura niteliğinde olan proforma fatura, firmaların özellikle alım yapma ihtiyacı olduğu zamanlarda kullandıkları faturalardır.
Alışveriş sürecinin yasalara uygun bir biçimde gerçekleşmesi ve ileride herhangi bir sorun yaşatmaması adına fatura kesilir. Her ölçekten işletmenin kesmesi gereken fatura, işlemin amacına veya türüne göre farklılaşabilir. Alıcı ve satıcılar tarafından en sık kullanılan faturalardan biri olan proforma faturalar, adından da anlaşılabileceği gibi ön faturalardır. Bu faturaların resmi bir hükmü yoktur. Alıcıya veya satıcıya teklif verme amacıyla düzenlenen belgelerdir.
Proforma faturalar, bir teklif verileceği zaman kullanılır. Bu teklif, karşı tarafa sunulacak mal veya hizmet hakkında olabilir. Örneğin; bir alıcı bir yazıcı almak istesin. Lazer yazıcı satışını gerçekleştiren taraf, alıcının söz konusu yazıcı hakkında bilgi sahibi olabilmesi adına bir proforma fatura keser. Bu faturayı alıcıya gönderir. Vergilere ait bilgiler, ödenecek toplam tutar, mal veya hizmetin içeriği gibi bilgilerin yer aldığı bu fatura, alış sayış işlemlerinin gerçekleşmesinde önemli bir yardımcıdır.
Proforma Fatura Hangi Amaçla Kesilir?
Proforma faturanın esas amacı karşı tarafa bilgi vermektir. Bilgi verilmesi, karşı tarafın satın almak istediği ürün veya hizmeti daha detaylı incelemesine olanak sağlar. Alıcının merak ettiği tabi tutulacağı vergiler, ödeyeceği toplam tutar, indirimler, fiyat ve ürün niteliği gibi konuların yer aldığı bu faturalar oldukça açıklayıcıdır. Bu faturalar genellikle dış ticarette kullanılır. Genel olarak büyük çaplı alışverişler için tercih edilen proforma faturalar, sektörde Uluslararası Satış Sözleşmesi olarak da bilinir. Sadece fiziki satışlar için değil, e-ihracat satışları için de bu faturalar kullanılır. Karşı tarafa bilgi vermesi ile ön plana çıkan bu faturalar sayesinde alıcı ve satıcılar işlemlerini daha makul bir düzende ve kurumsa bir çerçeve içerisinde gerçekleştirebilirler. İki taraf için de anlaşmazlıkların ve bilinmezliklerin ortadan kaldırılmasına olanak sağlayan proforma faturalar, bu yönüyle avantajlıdır.
Proforma faturalar, normal faturalardan farklıdır. Normal faturalar, resmi bir belge niteliğindedir. Proforma faturalar ise yalnızca bilgilendirme amacı taşır. Bu faturaların farklı bir işlemde kullanılması mümkün değildir. Kısacası proforma faturalar, resmi bir geçerliliğe sahip değildir. Bu fatura türünü büyük küçük tüm işletme tipleri düzenleyebilir.
Proforma Fatura Üzerinde Hangi Bilgiler Yer Alır?
Peşinat veya izin talepleri için alım gerektiren zamanlarda tercih edilen bu faturalar, müşterilere satış öncesinde paylaşılan belgelerdir. Proforma fatura hazırlamak istiyorsanız proforma faturada olması gereken ifadeleri doğru bir şekilde öğrenmeniz gereklidir. İlk olarak belgenin üzerine proforma fatura olduğunu ifade etmelisiniz. Bunun yanı sıra düzenleyenin imzası, navlun ve sigorta prim tutarları, mallar ile ilgili ambalaj özellikleri ve diğer detay açıklamalar, sevkiyatın şekli, malların miktarı, ebatları ve ağırlığı, hizmetin veya malın tutarı/ miktarı/ birim fiyatı, hizmetin veya malın teslim şekli, malların menşei, ödeme şekli, hem satıcı hem de alıcının adres, unvan ve isimleri, hizmet veya malın cinsi ve faturanın tarih bilgileri yer almalıdır.
Proforma Fatura Gerçek Faturanın Yerine Geçer Mi?
Diğer faturalar ile karşılaştırıldığında daha sade bir yapıya sahip olan proforma faturaları oluştururken antetli kağıt kullanmalısınız. Daha çok ithalat ihracat işlemleri için gerçekleştirilen bu faturalar sevk/ yükleme öncesi hazırlanması esnasında tercih edilir. İhracat ve ithalat başta olmak üzere birçok alanda kullanılabilen proforma faturalar, küçük çapta alışverişler için de tercih edilebilir. Bu faturaların herhangi bir mali yükümlülüğünün olmadığı unutulmamalıdır. Bu nedenle proforma faturalar, gerçek faturaların yerine geçmez. Resmi bir belge olarak sayılmayan proforma fatura üzerinde kaşe kullanabilirsiniz. Satış ve ödeme koşulları, ürünün sigorta masrafları, satış yapılacak para birimi, teklif için geçerlilik süresi, talep edilen ürünlere dair kısa bir açıklama olması gereken proforma faturaları Türkçe ve İngilizce hazırlayabilirsiniz. Ticaretinizin kurumsal bir yol haritası rotasında ilerlemek istiyorsanız siz de bu faturaları tercih edebilirsiniz.
