Yansıtma fatura hakkında bilgi sahibi olmak ve ne zaman ihtiyaç duyulduğunu bilmek, ticaret sırasında iki tarafa da avantaj sağlar. Yansıtma faturayı kısaca tanımlamak gerekirse şöyle denilebilir: Ticaret sırasında satılan bir malın ya da alınan hizmetlerin karşılığı olan bedeli, satın alan ve bedeli ödeyen kişi tarafınca hazırlanıp satıcı tarafa kesilen faturadır.

Yansıtma faturasının hazırlanması gereken durumlar ve yansıtma faturasına ihtiyaç duyulan alanlar da şu şekilde sıralanabilir: En sık yansıtma fatura kullanıldığı yer, bir satış sırasında alıcı ve satıcı tarafından yapılan özel anlaşmalar şeklinde olanıdır. Bir diğeri nedeni ise alım satım sırasında meydana gelen yanlış fatura düzenlenmesidir. Bu gibi durumlarda iki taraf anlaşarak yansıtma fatura hazırlayabilirler. Bir başka yansıtma fatura ihtiyacı masraf dağıtımı sırasında ortaya çıkmaktadır. Genel olarak bu üç durumda yansıtma fatura hazırlanmaktadır.

Yansıtma Fatura Hazırlarken Asıl Faturadaki Bedele Dikkat Edin!

Yansıtma fatura hazırlarken asıl faturadaki bedele bakılarak aynı bedelin yazılmasına dikkat edilmelidir. Aksi halde iki fatura arasında bir tutarsızlık meydana gelecektir. Bu durum ileride alıcı ve satıcı adına sorunlar çıkarabilir. Dolayısıyla yansıtma fatura hazırlarken bu husus gözden kaçırılmamalıdır. Hatta gerekirse birkaç kez asıl fatura kontrol edildikten sonra bedel yazılmalıdır. Aynı şekilde faturada yer alan diğer bilgiler de birbirleri ile tutarlı olmak zorundadır.

Belirlenen Bedel İlgili Kişi ve Kişiler Tarafından Ödenmelidir!

Belirlenen bedel ilgili kişi ve kişiler tarafından ödenmelidir, çünkü hazırlanan tüm faturalar maliye bakanlığı tarafından kayıt altına alınmaktadır. Bu nedenle daha sonradan sorun yaşamamak için basit gibi görünen bu hususa özellikle dikkat edilmelidir. Günümüzde resmi kurumlarda satış yaparken de alıcı ve satıcı hem imza ile hem de yazı ile bedeli kendi aralarında ödediklerini beyan ederler.

Yansıtma Fatura, İşlem Sonrasında Saklanmalıdır!

Yansıtma fatura, işlem sonrasında saklanmalıdır ve uzun bir süre muhafaza edilmelidir. Çünkü satış sonrasında yaşanacak herhangi bir olumsuz durumda, resmî kurumlara başvuru yapılırken yansıtma fatura ibraz etmek gerekecektir. Resmî kurumların, başvuruları dikkate alabilmeleri için kişilerin elinde resmi belgelerin olması lazımdır. Aksi halde yansıtma fatura olmadan sorunun çözülmesi zor olacaktır. Yani yansıtma faturayı saklamak bir nevi satım işlemini garanti altına almaktadır. Bu nedenle satış sonrasındaki problemleri hızlı bir şekilde çözmek için mutlaka yansıtma fatura saklanmalıdır.

Yansıtma Faturanın Muhasebe Kaydı Nasıl Tutulur?

Yansıtma fatura muhasebe kaydı tutabilmek için şirketlerin mutlaka bir harcama yapmış olması ve bu harcamayı kanıtlaması gerekir. Ancak yansıtma fatura üzerinde yazan gider, şirkete ait olmaz. Orada yer alan miktar başka bir şirketin harcadığı tutardır. Dolayısıyla yansıtma faturada yer alan giderler harcama gideri olacak kabul edilmezler. Eğer fatura ilk olarak gider hesabına yazılıp sonra da gelir hesabına yazılırsa şirketin ciro hesabında gereksiz bir suni büyüme olacaktır. Bu da şirketler için muhasebe alanında sorun yaratacaktır. Bu nedenle yansıtma faturanın muhasebe kaydı tutulurken son derece dikkatli olunmalıdır.

Yansıtma Fatura Hangi Durumda Kesilmeyebilir?

Yansıtma faturanın kesilmesine gerek kalmadığı bir durum vardır. Normal şartlar altında faturanın muhatabı ile faturada yer alan ücreti ödeyecek kişiler farklı ise yansıtma fatura kesilmesi gerekir. Ancak bir başkasının adına alınan bir hizmet ya da malın faturası, faturanın muhatabı olan kişi adına alınırsa yansıtma fatura kesilmese de olur. Bu gibi durumlarda faturanın muhatabı kimse onun için bir dekont hazırlanır ve o kişiye sunulur. Faturayı muhatabı adına alan kişi de o bedeli giderek ilgili kişiden tahsil eder.

Yansıtma Fatura Örneği Nasıldır?

Yansıtma fatura örneği şu şekilde verilebilir: Örneğin, bir şirkete ait kaskolu bir araç olduğunu düşünelim. Bu araç ile şirkette çalışan bir kişi kaza yapmış olsun. Kaza yapan araç tamirciye gidip tamir olduğunda servis şirket adına tamir bedelini içeren bir fatura keser. Şirket de bu faturanın aynısını hazırlayarak kasko şirketi için keser. Yani kaza yapan aracın tamir faturası ilk olarak şirket adına çıkar. Çünkü aracın muhatabı şirket yetkilileridir. Daha sonra ise şirket kaskodan yararlanmak için bu faturayı kasko şirketine yansıtır. Bu duruma yansıtma fatura denir.